El procedimiento de elaboración de la lista, que pretende establecer una base cultural para una mayor integración europea, complementa al programa “Itinerarios Culturales” del Consejo de Europa, que promueve la influencia y la puesta en común de los valores europeos comunes. Los bienes culturales, monumentos, enclaves naturales o urbanos y los lugares que hayan desempeñado un papel esencial en la historia de Europa pueden figurar en la lista del programa de Categoría de Patrimonio Europeo, como parte de una red o individualmente.
En la reunión de Madrid de 25 de enero de 2007 se adoptaron unas reglas de procedimiento para la adhesión al Sello del Patrimonio Europeo.
Pueden participar en esta categoría europea todas aquellas instituciones, fundaciones, organizaciones y asociaciones, que tengan entre sus fines y actividades la protección y difusión del patrimonio cultural.
Las candidaturas pueden ser nacionales, de un solo país. En el caso de España, sería de interés la presentación de candidaturas que engloben aspectos culturales comunes a diversas zonas geográficas.
Las candidaturas pueden ser transnacionales, cuyos proyectos abarcarán las alianzas de temas comunes a diversos países.
El Sello de Patrimonio Europeo está abierto a cualquier Estado Miembro de la Unión Europea que desee tomar parte en el programa, pero también a otros Estados europeos y en particular a los países candidatos que pertenezcan al Espacio Económico Europeo.
Aquellas entidades que deseen presentar una solicitud de candidatura al Sello de Patrimonio Europeo, deben dirigirse en primer lugar a la Comunidad Autónoma en la que residan los bienes afectados.
La Comunidad Autónoma será la interlocutora en el seno del Consejo del Patrimonio Histórico para presentar dichas candidaturas. En el caso de ser aceptadas, serán incluidas en la lista indicativa de proyectos que se remitirán a la Secretaría del Sello del Patrimonio Europeo. En este momento los proyectos deben ser presentados en inglés o francés para su examen por un Comité Internacional de Expertos.
A nivel nacional: las reglas de procedimiento atribuyen a cada Estado Miembro la definición de sus procedimientos de selección, si bien sugieren la posibilidad de crear un Comité nacional asistido por expertos, encargado de proponer los proyectos a someter al Comité Europeo.
En el caso español, esta función es desempeñada por el Consejo del Patrimonio Histórico.
A nivel comunitario: se crea un Comité del Patrimonio Europeo, compuesto por los Ministros de Cultura y del Patrimonio y por el Comisario Europeo de Cultura, o sus representantes. A este Comité, que se reunirá como mínimo una vez al año, corresponde establecer los criterios y decidir la inscripción de los bienes y sitios presentados por los Comités nacionales.