Boletín de Archivos Estatales Nº 24 - 2007

Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística

La Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística (CNEDA) se crea por Orden del Ministerio de Cultura de 25 de mayo de 2007 (Orden CUL/1524/2007) disposición en la que se regula su adscripción, objetivo, composición, funciones y determinadas cuestiones de funcionamiento.Salto de línea La CNEDA queda adscrita al Ministerio de Cultura a través de la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas, y constituye un órgano colegiado con el carácter de grupo de trabajo de los previstos en el artículo 40.3 de la LOFAGE. Salto de línea El objetivo de la CNEDA es el asesoramiento al Ministerio de Cultura en el desarrollo y actualización de las NEDA, que quedan definidas como la herramienta normativa aplicable en la descripción de documentos de archivo, orientada a la mejora continua del acceso a los recursos archivísticos. Por tanto esta Comisión se constituye como instrumento para dar respuesta a la necesidad de reactivar el proceso de normalización en materia de archivos, así pues asumirá el desarrollo y actualización del conjunto de normas profesionales (reglas, convenciones, directrices, etc) con la realización de las Normas Españolas de Descripción Archivística (NEDA), y trabajará de manera independiente con la participación de la comunidad archivística.Salto de línea Esta Comisión de trabajo permanente está presidida por Abelardo Santamaría Gallo, la vicepresidencia está ocupada por Ramón Martín Suquía y son vocales: Antonia Heredia Herrera, Javier Barbadillo Alonso, Alejandro Delgado Gómez, Juan José Generelo Lanaspa, Pedro López Gómez, María Josefa Villanueva Toledo e Isabel Ceballos Aragón, que actuará también como Secretaria.

Reactivación de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos

La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos es el órgano al que corresponde el estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificación y utilización de documentos de la Administración General del Estado y del sector público estatal, así como su integración en los Archivos y el régimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos.Salto de línea Durante el último año, desde junio de 2006, se ha reunido en tres ocasiones: en junio de 2006, en febrero de 2007 y en junio de este mismo año.Salto de línea La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos emite dictamen sobre las propuestas de las Comisiones Calificadoras de los distintos Departamentos y Organismos Públicos de la Administración General del Estado. Su dictamen favorable es imprescindible en caso de que la propuesta implique eliminación de documentos.Salto de línea Durante estas tres reuniones, la Comisión Superior Calificadora ha emitido 294 dictámenes, relativos a otras tantas propuestas elevadas por las Comisiones Calificadoras Departamentales de los Ministerio de Fomento, de Cultura, del Interior, de Administraciones Públicas; de Economía y Hacienda, de Trabajo y Asuntos Sociales y de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Se publica la primera Resolución de la Subsecretaría de Cultura autorizando la eliminación de documentosSalto de línea La Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Cultura, órgano esencial en los procedimientos de valoración de la documentación generada por dicho Ministerio, fue creada por Orden CUL/3021/2006, (B.O.E. de 4 de octubre de 2006).Salto de línea Desde entonces, la Comisión ha celebrado dos reuniones y ha elevado 49 propuestas a la Comisión Superior Calificadora de Documentos, todas ellas dictaminadas favorablemente.Salto de línea Entre ellas, se encuentran 32 propuestas de eliminación, dictaminadas favorablemente por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos en su reunión de 22 de febrero, que afectan a documentación custodiada en el Archivo General de la Administración relativa a licencias de importación de los años 1960 a 1985.Salto de línea Para finalizar este procedimiento, se ha tramitado y publicado la Resolución de 5 de junio, de la Subsecretaría de Cultura, autorizando la eliminación de diversas series custodiadas en el Archivo General de la Administración (B.O.E. de 3 de julio). Salto de línea Una vez que dicha resolución haya devenido firme, podrá procederse a la destrucción efectiva de los documentos.

Constitución del Subcomité 1, Gestión de Documentos y Aplicaciones. del Comité Técnico 50, Documentación, de AENOR

El Grupo de Trabajo de Gestión de Documentos que desde hace tiempo venía funcionando en el seno del Comité Técnico 50, Documentación, de AENOR se ha convertido en Subcomité Técnico de Normalización.Salto de línea El aumento del volumen de trabajo y del número de miembros así lo aconsejaron, con el fin de dotarse de una mejor organización y de potenciar el trabajo internacional y la difusión de sus actividades.Salto de línea En el momento de su constitución, octubre de 2006, se aprobó por unanimidad la propuesta de la Subdirección General de los Archivos Estatales de hacerse cargo de la secretaría, que viene ejerciendo desde entonces.Salto de línea El AEN CTN 50/SC 1, Gestión de Documentos y Aplicaciones, es reflejo de ISO TC 46/SC 11, Records Management y de ISO TC 171, Document Management Applicactions y su campo de actividad se centra en la normalización de las prácticas de gestión de documentos que aseguren la existencia de información fiable y sirvan como evidencia de las actividades que se realizan en todo tipo de organizaciones.Salto de línea El Subcomité se estructura en 6 grupos de trabajo: metadatos, documentos electrónicos, terminología, evaluación de resultados, revisión de ISO 15489 y análisis de los procesos de trabajo, respondiendo a los trabajos internacionales en desarrollo en el momento de su creación.

Puesta en marcha de un Grupo de Trabajo de Gestión de Documentos y Archivos en la Administración General del EstadoSalto de línea Con el fin de potencia la coordinación en el campo archivístico dentro de la Administración General del Estado, la Subdirección General de los Archivos Estatales ha promovido la puesta en marcha un Grupo de Trabajo de Gestión de Documentos y Archivos.Salto de línea El Grupo inició su andadura en septiembre de 2006, como continuación de una reunión de coordinación archivística convocada unos meses antes por el Director General del Libro, Archivos y Bibliotecas.Salto de línea El Grupo de Trabajo está formado por un representante de cada Ministerio, designado por el Subsecretario correspondiente, como responsable de los servicios comunes del Departamento.Salto de línea Se reúne regularmente un vez por trimestre y se estructura en subgrupos de trabajo de los que pueden formar parte todo el personal técnico de los archivos de los distintos Departamentos.