Solicitud de préstamos

Carta de solicitud

Para solicitar el préstamo de uno o varios bienes de la colección del museo, los responsables del museo o del centro que acogerá la exposición para la que se cursa la solicitud tenéis que remitir una carta a nombre del director del museo, en la que incluyáis:

La identificación y la presentación de la entidad solicitante y su/s responsable/s, así como la sede de la exposición (o las sedes, en caso de que sea una muestra itinerante).
El nombre, la finalidad y las fechas de la exposición.
La identificación y la presentación de sus responsables científicos y técnicos y de la persona que se encargará de tramitar el préstamo con sus datos (teléfono y dirección de correo electrónico).
Una reseña sobre el proyecto expositivo, su temática, su discurso expositivo y su organización física, así como las principales características de las salas de exposición: dimensiones, situación en el edificio, accesibilidad, condiciones ambientales y recursos estables, medidas de seguridad, etc.
La identificación precisa de las piezas solicitadas (incluido su número de inventario) y de su papel y su situación dentro del discurso expositivo de la exposición y de su distribución espacial.
La declaración expresa de que la entidad solicitante va a correr con todos los gastos que genere el préstamo, hacerse responsable de la seguridad y la conservación de los bienes “clavo a clavo” y aceptar todas las condiciones generales y específicas que exija el prestador, es decir, el MNA.
Junto a la solicitud, tenéis que adjuntar el dossier expositivo, los planos de las salas y un documento con las características técnicas relativas a las condiciones de conservación preventiva y seguridad que ofrecen las salas de exposición y en su caso el montaje expositivo previsto (facilities report).

Formulario de préstamo

Una vez hayamos recibido la solicitud, el equipo del museo valorará la idoneidad del préstamo y os enviaremos una respuesta. Si es positiva, entonces iniciaremos la tramitación del depósito propiamente dicha, para lo que tendréis que cumplimentar el formulario de préstamo, que se compone de tres documentos:

Solicitud de préstamo. Con los datos de la exposición [descarga de la solicitud ].
Anexo I. Con el listado de piezas solicitadas para el préstamo y su valoración a efectos de seguro. Este documento lo cumplimentamos en el museo y os lo envíamos para que lo firméis [descarga del Anexo I ].
Anexo II. Que recoge las condiciones del préstamo y que debéis devolvernos firmado como forma de aceptación de dichas condiciones. Las condiciones estarán formadas tanto por las condiciones generales básicas que exigimos por medio de un documento común todos los museos de la Subdirección General de Museos Estatales [descarga del Anexo II ] como por aquellas de tipo técnico más específicas que consideremos que requiere cada bien en función de su materialidad, su estado y sus valores culturales.

Estos tres documentos habéis de cumplimentarlos, firmarlos y enviarlos por correo postal al MNA para iniciar la solicitud de préstamo en el Ministerio de Cultura y Deporte.

Gestión administrativa del préstamo

En efecto, hecho todo esto, enviaremos toda la documentación a la Subdirección General de Museos Estatales, acompañada por un informe favorable nuestro, para la conformidad del Director General de Patrimonio Cultural y Bellas Artes y la emisión de la preceptiva autorización mediante Orden Ministerial, que os remitiremos para vuestro conocimiento.

A partir de aquí, culminada la gestión administrativa del préstamo, nada más quedará que nos pongamos de acuerdo en los detalles técnicos y en la programación del embalaje, el viaje y la instalación del bien o los bienes en la exposición de destino, y en el procedimiento de devolución al museo un vez clausurada ésta. También es preceptivo que antes de proceder a la salida física del bien nos enviéis la póliza de seguro contratada.

Eso sí, ¡ojo!, si la exposición se celebra fuera de España, es además preceptivo solicitar una autorización de exportación temporal, conforme a la normativa vigente, y eso exige disponer de plazos más amplios. Más información al respecto en la página web del Ministerio de Cultura y Deporte Link externo

Este procedimiento está regulado por las siguientes normas:

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