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Documentación de fondos fílmicos

Este servicio se ocupa del registro, catalogación y archivo de los fondos fílmicos de Filmoteca Española y de todos los documentos asociados a su propiedad, gestión, adquisición y derechos. Su labor es primordial para identificar los fondos, ordenarlos y ponerlos a disposición de otros departamentos, instituciones e investigadores.

EL Servicio de Documentación trabaja fundamentalmente con dos bases de datos ABSYSNET, para los registros de las obras audiovisuales, y ARCADIA, para la descripción de las características y los estados físico-químicos de los materiales.

Actualmente, se trabaja en la implantación de un sistema automatizado de gestión integral de colecciones que permita instaurar un conjunto de procedimientos y prácticas relacionadas con la gestión de toda la información sobre fondos fílmicos como evidencia y conocimiento del patrimonio audiovisual español. El sistema documental de gestión documental permite trabajar con normalización, sostenibilidad, accesibilidad y transparencia. Todo ello de acuerdo con las exigencias de calidad del proceso según el estándar impulsado por la asociación de Cinematecas Europeas (ACE), aprobado internacionalmente por la Federación Internacional de Archivos Fílmicos (FIAF) y la norma UNE-EN 15907.

Desde este servicio se regula la interfaz de consulta pública desde donde se consultan los datos filmográficos y técnicos del patrimonio cinematográfico español conservado en la Filmoteca Española.

Catalogación de los fondos fílmicos

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El tratamiento documental que reciben los documentos audiovisuales que integran las colecciones fílmicas de Filmoteca Española es un proceso global donde interactúan diferentes departamentos del Área de Fondos Fílmicos.

Este proceso documental se divide en tres etapas principales:

La primera etapa, Inventario o precatalogación, consiste en registrar los datos mínimos de identificación de todo elemento que llega al Centro de Conservación y Restauración (CCR): entidad o persona que entrega las películas, fecha de ingreso, tipo de procedencia (depósito, compra, donación), características técnicas mínimas y un título provisional. Igualmente se le asigna una ubicación provisional en el almacén.

Durante la segunda etapa, Catalogación, se identifica con mayor detalle el material, describiendo sus características técnicas: emulsión, soporte, formato de proyección, sistemas de sonido…y los idiomas que presenta en su banda sonora o en sus rótulos, subtítulos o créditos de cabecera. También se reseña el estado físico - lesiones propias o reproducidas desde el material de origen-: rayas, manchas, degradación química, conservación del color, suciedad…

Durante este proceso se procede también a identificar y describir la película, su equipo técnico y artístico, la sinopsis, etc.

Además, si se trata de grabaciones históricas, se procede a datar las imágenes y vaciar de forma pormenorizada el contenido. Para ello, además del propio documento, se consulta gran cantidad de fuentes de información: bibliografía, catálogos, bases de datos, hemerotecas, así como documentación de archivo conservada en la propia Filmoteca o en otras instituciones.

Las fichas del catálogo de obras cinematográficas puede consultarse en el catálogo en línea.

Por último se establecen las condiciones de acceso y disponibilidad del material en función de criterios técnicos de conservación.

El proceso de catalogación concluye con el Etiquetado del material y traslado a su almacén correspondiente, en función de sus necesidades óptimas de conservación, temperatura y humedad

Archivo documental de fondos fílmicos

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En el CCR se conserva toda la documentación en soporte papel vinculada a los fondos fílmicos –informes de inspección, informes de restauración, títulos de cabecera, rodillos de crédito de final, actas notariales de compra-venta de derechos de explotación, documentos de cesión de titularidad, licencias de exhibición y boletines de censura…y en definitiva toda la documentación necesaria, tanto para la catalogación y descripción de los fondos, como para su gestión en los flujos de trabajo del CCR (prestamos, reproducciones, restauraciones, digitalizaciones, etc.)

Su tratamiento documental (identificación, organización, descripción, valoración, instalación) se lleva a cabo en estrecha colaboración y bajo las directrices generales del Archivo Documental de la Filmoteca Española.

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