#UnArchivoEs - Semana Internacional de los Archivos 2020

#UnArchivoEs un nodo de información en Internet

Además de tratar de organizar actividades de difusión encaminadas a dar valor al Archivo y su potencial como garante de información, desde el Archivo también tratamos de hacer que nuestros potenciales usuarios sepan qué documentos conservamos y tengan acceso a ellos de la forma más sencilla posible. Para ello, hemos conseguido aprovechar las posibilidades que nos ofrecen las tecnologías para tratar de convertirnos en un núcleo informativo dentro de Internet.

Por ello, y gracias al indispensable apoyo y coordinación de la Subdirección General de Archivos Estatales, tenemos la posibilidad de publicar nuestro catálogo de documentos en el Portal de Archivos Estatales, el cual tratamos de ir acrecentando paulatinamente con los medios de que disponemos.

PARES es una herramienta única que nos permite describir y difundir online los documentos que conservamos en nuestro Archivo, además de disponer de otras muchas funcionalidades a nivel interno que han sido recientemente implementadas y van destinadas a la gestión documental.

Cuando en el año 2003, empezamos a usar PARES, desde el Archivo intentamos trasladar a esta nueva plataforma las bases de datos que manejábamos en nuestra sala. Desde entonces, hemos continuado actualizando la información que subimos a PARES, ampliando nuestro catálogo online de descripciones e incluso, subiendo las imágenes de aquellos documentos que nos permite la plataforma.

Tal ha sido nuestro compromiso con la puesta de información en Internet a través de PARES que, por ejemplo, desde el Archivo decidimos apostar por subir íntegramente a esta plataforma la que probablemente fuera la agrupación documental más consultada de todo nuestro archivo a lo largo de toda su historia: El Registro de Ejecutorias.

Desde los primeros momentos, optamos por subir a Internet las descripciones y las imágenes digitales de los más de 187.000 documentos que componen esta agrupación documental y que resultan claves para acceder a la información de muchos procesos judiciales no identificados todavía. Este es y ha sido probablemente el proyecto de mayor envergadura que decidimos acometer en el Archivo, por la cantidad de tiempo que ha conllevado, el personal que ha participado en él y los recursos que se han llegado a emplear. Y aunque todavía no hemos concluido la puesta a disposición de todas las ejecutorias conservadas, tan sólo nos quedan unas escasas unidades de instalación por revisar para poder ofrecer toda esta agrupación a través del PARES.

Como consecuencia de todo este trabajo y gracias a que tomamos en su momento la decisión de subir íntegramente a PARES la agrupación documental más consultada en la sala de nuestro archivo, hemos alcanzando un doble objetivo:

• Lograr una mejora considerable en las condiciones de conservación y preservación de estos documentos, ya que, una vez subidos a Internet, los originales no vuelven a manipularse salvo en circunstancias altamente excepcionales.
• Reducir la presión de los usuarios presenciales en nuestra sala de consulta al crear una “nueva sala de consulta online” en la que el Registro de Ejecutorias ha logrado cotas desconocidas de alcance de usuarios, llegando a convertirse en una de las agrupaciones documentales más consultadas de todos los Archivos Estatales en Internet.