Consulta en Sala, autocita y autocopia

Cita previa: Autocita

El servicio de cita previa es una iniciativa de la Subdirección General de los Archivos Estatales, del Ministerio de Cultura y Deporte.

Se trata de un proyecto de innovación enmarcado en el Plan Estratégico de los Archivos Estatales y vinculado al European Digital Treasures: Management of centennial archives in the 21st century.

INSTRUCCIONES

Para solicitar cita previa deberá acceder a la web de Cita Previa de Archivos Estatales y seguir los siguientes pasos:

Debe crearse un perfil específico para este servicio, a través del siguiente enlace: Alta de usuario de cita previa.
Acceda a la página de reservas y seleccione la fecha de entre las opciones disponibles.
Podrá seleccionar cita al pulsar sobre el recuadro de “horas de citas disponibles”. ATENCIÓN: el número de puestos que se ofertan por este sistema es de CINCO. Al resto de los puestos de sala se accederá de forma libre hasta completar aforo.
Compruebe los datos de su cita y pulse la opción “reservar”. Recibirá una confirmación en pantalla y, además, un correo de confirmación en su cuenta de correo electrónico.

Puede comprobar sus citas entrando en su perfil de usuario de este servicio. Asimismo, recibirá un correo recordatorio el día de cada una de sus reservas.

Puede revisar o cancelar sus citas accediendo a su perfil o pulsando el enlace que le aparece en los correos de confirmación de cita.

Las citas han de reservarse con una antelación mínima de 48 horas, y una anticipación máxima de 3 semanas.

Las incidencias en el servicio de cita previa y las solicitudes de cancelación con plazo inferior a 48 horas se atenderán en el correo ags.citaprevia@cultura.gob.es.

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Consulta en Sala

El acceso a la sala de consulta es libre y gratuito, sin más requisito que identificarse al acceder al Archivo y el trámite de alta como usuario de los Archivos Estatales (si no está registrado ya como tal).

El acceso y consulta de documentos en el Archivo se rige por las Normas generales para el acceso y consulta de documentos en los Archivos Estatales (actualización 05-07-2024)

Se recuerda que aquellos usuarios que deseen tramitar una consulta o petición de reprografía por vía telemática, si no están registrados como usuarios de los Archivos Estatales, deberán darse de alta previamente como tales remitiendo el siguiente formulario cumplimentado a la dirección de correo electrónico ags@cultura.mcu.es.

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Servicio de autocopias en sala

El Archivo ofrece el servicio de autocopias de documentos en la sala de consulta, sin coste alguno y siempre que sea con fines de investigación o docencia.

Condiciones

Los usuarios podrán realizar un número ilimitado de reproducciones fotográficas de los documentos que consulten en el puesto de consulta que tengan asignado.
En ningún caso se autoriza su uso con finalidad lucrativa ni su distribución, comunicación pública y transformación por cualquier medio sin autorización expresa y por escrito del Ministerio de Cultura.
El uso de las imágenes tomadas deberá, en cualquier caso, respetar la vigente legislación en materia de derechos de autor y propiedad intelectual. Los usuarios serán responsables legalmente de cualquier uso ilegítimo o indebido de las imágenes que obtengan con sus equipos en el Archivo.
Equipo de fotografía
- Se permite el uso de cámaras compactas, teléfonos móviles y tabletas. El flash y el sonido de los equipos deben estar desactivados.
- No se permiten cámaras de gran tamaño o con lentes intercambiables.
- Tampoco se permite el uso de escáneres de mano ni de webcams.
- No se permite el uso de trípodes, palos “selfie” o cualquier otro tipo de soporte.
No esta permitido
- Usar flash.
- Hacer grabaciones o filmaciones de documentos.
- Forzar las encuadernaciones y costuras para facilitar la lectura de los márgenes interiores de los documentos.
- Retirar grapas, clips o cualquier elemento de sujeción de los documentos.
- Modificar el orden de los documentos en el legajo y/o expediente
- La toma de imágenes generales de la Sala de consulta, de las instalaciones, cámaras y otros medios de seguridad, la grabación de vídeo o de audio ni de otros usuarios. La obtención de este tipo de imágenes de la Sala de consulta se regirá por el procedimiento de autorización para el uso de espacios.

Exclusiones de este servicio

No serán objeto de autocopia:

Documentos que no sean servidos en Sala de forma ordinaria (por motivos de acceso, de conservación o por estar disponibles en formato digital).
Documentos incluidos en colecciones especiales.
Documentos de gran formato o de extensión especial cuya manipulación haga peligrar el estado de conservación (desplegables, documentos enrollados, encuadernaciones frágiles, documentos cosidos, etc.).
Las agrupaciones documentales del siguiente listado que incluye aquellas cuyas imágenes están publicadas en Portal de Archivos Españoles - PARES o en el Catálogo Colectivo de la Red de Bibliotecas de los Archivos Estatales.
Los instrumentos de descripción.

El personal técnico de la Sala está autorizado para denegar las fotografías siempre que exista algún riesgo para la conservación de los documentos y sus soportes. Si por alguna de las razones expuestas anteriormente o por otros motivos de naturaleza técnica no se permite la realización de autocopia, el usuario podrá solicitar la reproducción de los documentos por parte del centro, siguiendo el cauce habitual de las solicitudes de reprografía.

Listado de agrupaciones documentales excluidas del servicio de autocopias en el Archivo General de Simancas.

Las agrupaciones documentales conservadas en el Archivo General de Simancas que quedan excluidas del servicio de autocopia son las siguientes:

Salto de línea En última instancia, el Archivo se reserva el derecho a no autorizar el servicio de autocopia en documentos pertenecientes a otras agrupaciones documentales que no estén contempladas en el presente listado cuando sus imágenes también se encuentren disponibles en PARES, estén en mal estado de conservación o el autocopiado pueda afectar a su preservación.

Nota: en cualquier caso, el servicio de Sala del AGS podrá limitar la consulta física de documentación si existen en el Archivo imágenes digitales, estén o no publicadas en PARES. El servicio de Sala proporcionará a los investigadores dichas imágenes en sustitución de la consulta de la documentación física.

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