Documentos

El Cuadro de Clasificación de Funciones Comunes de la Administración General del Estado es una herramienta básica para afrontar el nuevo escenario de gestión que establece la nueva Ley del Procedimiento Administrativo, asimismo proporciona una organización lógica de la actividad administativa y de los documentos que son testimonio de la misma. Este esquema de clasificación facilita la integración del Sistema de Información Administrativa (SIA) con la Política de Gestión de Documentos de cualquiera de los organismos del Sector Público Estatal, garantizando la correcta aplicación de las políticas de conservación y acceso a los expedientes desde el mismo momento de su creación.

Este documento está formado por una parte explicativa (introducción, finalidad de implantación de un cuadro de clasificación funcional, la clasificación funcional, método de trabajo empleado y recomendaciones para la elaboración de la parte específica del cuadro en una organización) y el propio Cuadro de Clasificación y su desarrollo.

El documento de Recomendaciones para el borrado lógico de documentación electrónica y destrucción física de soportes informáticos de la Administración General del Estado se suma al de Recomendaciones para la destrucción física de documentos de archivo en papel de la AGE, dada la necesidad de incorporar este tipo de soportes en una Administración pública electrónica.

En este documento se compone de siete apartados con recomendaciones técnicas:

1. Requisitos legales previos a la eliminación de información
2. Proceso de destrucción y borrado,
3. Soportes y sistemas de almacenamiento
4. Técnicas de borrado seguro y de destrucción de soportes
5. Niveles de borrado / destrucción de la información
6. Elección del nivel de borrado lógico de documentación electrónica y destrucción física de soportes informáticos
7. Aspectos específicos sobre el borrado de información y eliminación de soportes

Este documento describe la gestión de registros de entrada y salida de documentos en el marco del Sistema de Interconexión de Registros (SIR), haciendo recomendaciones sobre cómo gestionar los documentos, que puedan ser incluidas en las Políticas de Gestión de Documentos Electrónicos de cada departamento ministerial u organismo público.Salto de línea Salto de línea Por tanto, tiene por objeto:

• Describir los sistemas en los que se apoya la Aplicación de Registro de Entrada y Salida para la transferencia telemática de asientos registrales.

• Recomendar al personal de las oficinas de registro y las unidades tramitadoras buenas prácticas en lo referente a la gestión de documentos tanto electrónicos como en otros soportes.

• Evitar la acumulación indebida de documentos originales (tanto en soporte papel como electrónico) en las oficinas de asistencia en materia de registro.

• Orientar sobre cómo actuar sobre esa documentación acumulada, conforme a la normativa vigente.

También se encuentra disponible en las Oficinas de Asistencia en Materia de Registros y en el Portal de Administración Electrónica.

En el CCFC se establecieron dos funciones comunes genéricas de la AGE, la de “Gobierno y dirección” y la de “Administración y servicios generales”, que se corresponden con dos de las tres principales atribuciones de cualquier organización: sus funciones de gobierno y representación, es decir, aquéllas que responden a su capacidad directiva y estratégica; y sus funciones de administración y soporte, esto es, aquéllas que responden a la capacidad de ordenar internamente sus propios recursos (humanos, económicos, tecnológicos, etc.).

La tercera función genérica de las organizaciones se corresponde en líneas generales con las funciones específicas (no comunes) de los departamentos ministeriales, aquellas que responden a los servicios que prestan al exterior, que son precisamente el objeto de desarrollo del primer nivel del CCFE. Por su parte, el segundo nivel del CCFE contempla las funciones principales o ámbitos funcionales de actuación, es decir, aquellas responsabilidades básicas para la consecución de los objetivos.