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Presentación de los Archivos Estatales

La Subdirección General de los Archivos Estatales (SGAE)

Pulse para ampliar Semana Internacional de los Archivos - Plaza del Rey (Madrid)

La Subdirección General de los Archivos Estatales, dependiente de la Dirección General de Patrimonio Cultural y Bellas Artes, que depende a su vez del Ministerio de Cultura, es la unidad responsable de la gestión de los archivos de titularidad y gestión estatal y, por tanto, de conservar y difundir el patrimonio documental español que albergan.

La misión de la SGAE es elaborar, dirigir y coordinar todas aquellas actuaciones encaminadas a la custodia, conservación y difusión del patrimonio documental. Para este fin, cuenta con una plantilla compuesta por personal de gestión y apoyo, tanto funcionario como laboral, así como de los cuerpos técnicos específicos de los distintos cuerpos de archiveros.

Gestiona directamente 9 archivos de titularidad estatal Nueva ventana, además de dos centros: el Servicio de Reproducción Documental (SRD) Nueva ventana y el Centro de Información Documental de Archivos (CIDA) Nueva ventana. Esta unidad es la encargada de la planificación y coordinación de la realización de actividades de información documental, y supervisando la normalización de las entidades no documentales.

Funciones

A la Subdirección General de los Archivos Estatales corresponde la ejecución de las funciones atribuidas a la Dirección General de Patrimonio Cultural y Bellas Artes en los párrafos w), x), y), z), aa) y ab) del art. 5, apartado 1 del Real Decreto 323/2024, de 26 de marzo, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Cultura, y se modifica el Real Decreto 1009/2023, de 5 de diciembre, por el que se establece la estructura orgánica básica de los departamentos ministeriales BOE

w) La creación, dotación y fomento de archivos de titularidad estatal, así como la gestión de archivos de titularidad y gestión estatal adscritos al departamento, el ejercicio de las actuaciones inherentes a la titularidad de los archivos estatales gestionados por las comunidades autónomas y el asesoramiento respecto de los archivos de titularidad estatal dependientes de otros ministerios.

z) La coordinación colegiada del Sistema de Archivos de la Administración General del Estado a través de la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado.

x) El fomento de la conservación del patrimonio documental, su protección, promoción y difusión nacional e internacional. La coordinación del Sistema Español de Archivos y el impulso de la cooperación con otras administraciones y entidades públicas o privadas en materia de archivos a través del Consejo de Cooperación Archivística, así como la cooperación con otros países y ámbitos culturales, especialmente con los países de la Unión Europea, de Iberoamérica y del Mediterráneo, con el fin de fomentar el conocimiento y la difusión de los documentos que forman parte de una historia común.

aa) La gestión de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos y, en general, cuantas competencias corresponden al Ministerio en relación con el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos de la Administración General del Estado y de los organismos públicos vinculados o dependientes de ella, así como con su integración en los archivos y el régimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos.

y) La gestión y desarrollo del Portal de Archivos Españoles (PARES), con el fin de fomentar el acceso libre y gratuito de los usuarios a los contenidos culturales e informativos que se custodian, y el impulso del Censo-Guía de Archivos, con la finalidad de que los ciudadanos puedan localizar de forma inmediata los centros de archivo, así como los fondos y colecciones que custodian y los servicios que estos prestan.

ab) La coordinación del sistema de gestión documental integral de la Administración General del Estado, haciendo hincapié en la gestión del patrimonio documental electrónico, con el fin de implementar políticas y procedimientos que permitan controlar la creación, la recepción, la transmisión, el mantenimiento y el acceso a la información pública, faciliten la toma de decisiones a los órganos administrativos y sean garantes de los derechos de los ciudadanos.

Gobernanza

Además de la estructura orgánica de la Subdirección, existen una serie de comités que tienen como función servir de impulso a la Organización, además de realizar el análisis previo a la toma de decisiones por parte de la Dirección.

  • Dirección
    • Consejo de Dirección de los Archivos Estatales
    • Comité de Dirección de la SGAE
    • Comité de Excelencia
    • Consejos de Dirección de Archivo
  • Comités Técnicos
    • Comité de Conservación y Digitalización
    • Comité de Descripción y Normalización
    • Comité de Referencias
    • Comité de Difusión
    • Comité de Administradores
    • Comité de Tecnologías de la Información y la Comunicación
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