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A
Representación escrita sincopada (abreviatura por contracción) o apocopada (abreviatura por suspensión) de una palabra.
(V. Paleografía, Sigla).
Posibilidad de consulta de los documentos de archivo, determinada por la normativa vigente, su control archivístico y su estado de conservación.
(V. tb. Acceso, Autorización de consulta, Legislación archivística, Plazo de reserva, Restricción de consulta).
(1) Derecho de los ciudadanos a la consulta del Patrimonio Documental, de acuerdo con la normativa vigente.
(2) En tratamiento automático de datos, método de utilización de una memoria para la entrada y salida de datos, en un orden independiente de su posición en el soporte.
(V. tb. Accesibilidad, Autorización de consulta, Legislación Archivística, Plazo de reserva, Restricción de consulta).
Conjunto de operaciones materiales que se derivan de la organización de un fondo (ordenación física , signaturado. sellado, foliación) y que dan como resultado la formación de las unidades de instalación.
(V. Conservación, Instalación, Ordenación Física, Sellar, Signatura Topográfica).
(1) Documento redactado con unas características internas y externas determinadas que lo validan, para consignar la realización de un acto o la constancia de un hecho.
(2) Documento que relata lo tratado y acordado en una reunión de un órgano colegiado, redactado y validado por la persona que actúa de secretario.
(V. tb. Dipolmática).
(V. Ingreso de Fondos, Préstamo de documentos, Relación de Entrega).
(V. Eliminación).
Conjunto de acciones, regladas por las normas de procedimiento y llevadas a cabo por una oficina de la Administración, que se materializan en un tipo documental.
Almacenamiento indiscriminado de fondos como resultado de la falta de control archivístico de la producción de documentos a los que no se les aplica en el momento oportuno la identificación y la valoración preceptivas y que. por tanto, constituye una distorsión sustancial del funcionamiento del sistema archivístico.
(V. Organización).
Organización responsable de la aplicación de la política archivística a través de la dirección, planificación y control de los programas establecidos.
Procedimiento de ingreso de documentos en un archivo mediante su compra.
(V. Iingreso de Fondos).
Acción de añadir a un expediente documentos que formen parte del mismo, producidos en una fecha posterior al ingreso de éste en el archivo Cuando por razones de espacio, u otras, sea imposible incorporarlos a la unidad de instalación en la que dicho expediente se encuentra ubicado, se formará una nueva unidad que quedará perfectamente relacionada con aquélla mediante las oportunas tablas de concordancias y referencias cruzadas.
(V. Desglose (1)).
(V. Balda).
(1) En los archivos, mueble generalmente metálico que sirve para la instalación ordenada de documentos.
(2) Mueble que contiene, debidamente ordenadas, fichas, micro-fichas, carretes de microfilme, etc. comúnmente llamado fichero.
(V. Planero).
(1) Conjunto de operaciones intelectuales y físicas que componen las diferentes fases del tratamiento archivístico propias de cada uno de los tipos de archivo, según la etapa del ciclo vital de los documentos.
(2) Dar por terminado un expediente o asunto dentro de un procedimiento administrativo o judicial, es decir, transferirlo al archivo ("archívese").
Profesional con titulación universitaria superior, cuyo campo de actividad se centra en la dirección, investigación, programación y desarrollo de las técnicas adecuadas para el tratamiento archivístico de los fondos documentales.
Disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos (tipología, organización, funcionamiento, planificación, etc.) de los archivos y el tratamiento archivístico de sus fondos documentales.
(1) Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas.
En función del organismo productor, los archivos pueden ser de la Administración Central, periférica, autonómica, local, judicial, etc. En función del ámbito de sus fondos: nacionales, generales, regionales, provinciales, de distrito, municipales, etc.Salto de línea En función de la personalidad jurídica de la institución productora: archivos públicos y privados.Salto de línea En función del ciclo vital de los documentos pueden ser: archivos de oficina o de gestión, centrales, intermedios o históricos.
(2) La institución cultural donde se reúne, conserva, ordena y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
(3) El archivo es también el local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos.
Todo archivo que reúne los documentos que corresponden a cualesquiera de las tres primeras etapas de su ciclo vital (archivo de gestión, archivo central, archivo intermedio).
Dentro del ciclo vital de los documentos, es el que coordina y controla el funcionamiento de los distintos archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos, una vez finalizado su trámite y cuando su consulta no es constante. En virtud de la normativa vigente, con carácter general y salvo excepciones, no pueden custodiar documentos que superen los 30 años de antigüedad.
ARCHIVO DE CORPORACIONES LOCALES
Es aquél que reúne los documentos producidos por los ayuntamientos, diputaciones o instituciones que les han precedido en sus funciones.
Es aquél cuyos fondos documentales han sido producidos o reunidos por un solo órgano judicial o administrativo con demarcación territorial específica, o por los que le hayan sucedido en su jurisdicción o competencia exclusiva, y por lo tanto ofrecen interés administrativo o histórico para todos los territorios incluidos en dicha demarcación. Son, entre otros, archivos de distrito los Archivos de las Reales Chancillerías de Valladolid y Granada.
Es el archivo privado que reúne los fondos documentales producidos por los órganos de la Iglesia Católica regular y secular y de otras confesiones.
Es el archivo que reúne los fondos documentales producidos por una organización mercantil o industrial, de carácter público, mixto o privado.
Es el archivo privado que reúne los fondos documentales de una o varias familias relacionadas y de sus miembros, relativos a asuntos privados, principalmente la administración de sus bienes y, ocasionalmente, a sus actividades públicas.
Es el archivo constituido por fondos documentales producto de la actividad de instituciones de ámbito nacional, supranacional o, incluso, autonómico, tanto vigentes como extinguidas. Su carácter de nacional, supranacional o autonómico no deriva de la localización física o dependencia jurídica del mismo, sino del ámbito del organismo productor.
Dentro del ciclo vital de los documentos, es el archivo de la oficina que reúne su documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas. En virtud de la normativa vigente, con carácter general y salvo excepciones, no pueden custodiar documentos que superen los cinco años de antigüedad.
Dentro del ciclo vital de los documentos, es aquél al que se ha de transferir desde el archivo intermedio la documentación que deba conservarse permanentemente, por no haber sido objeto de dictamen de eliminación por parte de la Comisión Superior Calificadora de documentos Administrativos. También puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito, adquisición, etc.
(V. tb. Archivo Histórico Provincial).
Es aquél cuyos fondos documentales han sido producidos o reunidos por sujetos y/o organismos cuyas actividades administrativas y/o competencias no supera el ámbito provincial. Dentro del ciclo vital de los documentos, ejerce el papel de archivo intermedio y archivo histórico.
Dentro del ciclo vital de los documentos, es aquél al que se han de transferir los documentos de los archivos centrales (o de los archivos de gestión en el caso de los archivos históricos provinciales) cuando su consulta por los organismos productores es esporádica y en el que permanecen hasta su eliminación o transferencia al archivo histórico. En virtud de la normativa vigente, con carácter general y salvo excepciones, los archivos intermedios no pueden conservar documentos que superen los cincuenta años de antigüedad.
Es el archivo constituido por fondos documentales producidos por instituciones cuya jurisdicción abarca todo el territorio nacional.
(V. tb. Archivo General).
Es el archivo familiar de una o varias familias de la nobleza.
(V. Archivo Privado).
(V. Archivo de Gestión).
Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas en el transcurso de actividades no regidas por el derecho público.
Conjunto orgánico de documentos producidos por la actividad de uno o varios notarios de un mismo distrito y que se mantienen en este archivo bajo la custodia del notario-archivero hasta que transcurre un periodo de cien años, fecha en que se transfieren al archivo histórico provincial correspondiente.
Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas en el transcurso de actividades administrativas regidas por el derecho público. Desde el punto de vista de la consulta es aquél cuyos fondos son accesibles de acuerdo con la reglamentación establecida.
Es aquél cuyos fondos documentales han sido producidos o reunidos por instituciones cuya actividad no supera el ámbito regional.
Depósito en el que se conservan las copias en cualquier soporte de documentos originales existentes en archivos, con la finalidad de garantizar la información de aquéllos en caso de pérdida o destrucción.
(V.Archivística).
(V.Archivística).
Es el conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de descripción de un instrumento de consulta.
Contenido específico de cada una de las unidades documentales (documento, expediente) de una serie que permite individualizarlos dentro del conjunto, de características homogéneas, en el que están integrados.
(V. tb. Actividad Administrativa, Competencia, Función).
Procedimiento mediante el cual se confiere a una copia valor jurídico para que pueda sustituir al documento original, mediante determinadas diligencias, que, según las distintas fórmulas que adopten y la autoridad que la respalde, constituyen diferentes tipos de copia: autorizada, certificada, compulsada, testimonio, traslado, etc. La autenticación no presupone la veracidad o falsedad del contenido del documento copiado.
(V. Autenticación).
Documento que procede intelectual y materialmente del autor. También es denominado hológrafo.
(V. Heterógrafo).
Permiso excepcional concedido por la autoridad administrativa competente para acceder a documentos excluidos de la consulta según la legislación vigente.
Profesional con titulación de diplomado universitario cuyo campo de actividad se centra en la aplicación de las técnicas adecuadas para el tratamiento archivístico de los fondos documentales, según criterio y directrices del archivero.
B
Estante horizontal de un armario o de una estantería.
Cinta de algodón, roja en origen, empleada en los archivos para atar legajos o expedientes.
C
Unidad de instalación, generalmente en formato normalizado, realizada en cartón de Ph neutro o en cualquier otro material que permita la adecuada conservación de los documentos.
Cubierta en papel doblada para protección de documentos o expedientes.
Cartón rígido que sirve para proteger ambos lados del legajo, atravesado por el balduque que lo sujeta, cuyo lado visible contiene los datos de su localización..
Contenedor formado por dos tapas de cartón unidas por un material más flexible y que sirve para la conservación, generalmente en horizontal, de uno o varios documentos, con lo que se forma una unidad de instalación.
Cubierta en cartulina doblada para protección e individualización de documentos o expedientes.
(1) Parte integrada en la unidad de instalación que contiene los datos para su localización.
(2) En microfilmación, conjunto de datos técnicos útiles fotografiados al inicio de un rollo de microfilme. También denominada ficha técnica.
Instrumento de referencia en el que, con la finalidad de informar sobre una materia u objeto específico, se describe unidades documentales relacionadas por su autor en razón de una afinidad temática, cronológica, paleográfica o formal o por otro criterio subjetivo establecido de antemano.
(V. Instrumento de consulta).
Instrumento de control y difusión, actualmente automatizado, que permite reunir y coordinar la información sobre archivos y fondos documentales que forman el Patrimonio Documental, y sobre su accesibilidad.
(V. Instrumento de consulta).
(1) Acción por la que se declara la verdad o la existencia de un hecho y queda reflejada en el oportuno documento.
(2) Documento en el que se plasma la acción expresada en el apartado anterior.
Etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos desde que se producen en el archivo de gestión y pasan por el archivo central y/o intermedio, hasta que se eliminan o se conservan en un archivo histórico.
Forma de escritura que utiliza símbolos, números y letras cuyo significado habitual ha sido alterado de acuerdo con una clave, de tal manera que sólo pueden entenderlo quienes la conocen. Habitualmente es utilizada por algunos Departamentos Ministeriales para comunicar mensajes reservados.
(V. Clave).
Operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organización, dentro de la fase del tratamiento archivístico denominada identificación.
Lista con la correspondencia entre los signos cifrados y los de la escritura común, que permite traducir los documentos redactados en cifra.
(1) Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos (un tema determinado, el criterio de un coleccionista, etc.) y que, por lo tanto, no conserva una estructura orgánica ni responde al principio de procedencia.
(2) Conjunto de documentos reunidos de forma facticia por motivos de conservación o por su especial interés.
(V. tb. Colección Documental (2))
COMISIÓN SUPERIOR CALIFICADORA DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
Es el órgano específico del Ministerio de Cultura de España que. a propuesta de la Dirección General del Libro. Archivos y Bibliotecas, tiene como competencias específicas el estudio y dictamen sobre los plazos de transferencia, posible eliminación, acceso y utilización de los documentos y series documentales previamente valorados, y cualquier asunto sobre materia archivística relacionada con sus competencias.
(V. tb. Selección, Valoración).
Procedimiento de ingreso de fondos documentales en un archivo mediante una fórmula jurídica en virtud de la cual el comodante conserva la propiedad de éstos y elcomodatario adquiere su uso.
Atribuciones encomendadas en carácter exclusivo a un organismo de la Administración para resolver los asuntos referentes a una determinada materia.
Diligencia que garantiza la fidelidad exacta de la copia con el original que se coteja.
(V. Accesibilidad, Acceso, Plazo de Reserva, Restricción de consulta).
Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, la preservación o prevención de posibles alteraciones físicas en los documentos, y, por otra, la restauración de éstos cuando la alteración se ha producido.
Situación derivada de la fase de valoración que afecta a los documentos que han desarrollado valores secundarios y que en consecuencia no pueden ser eliminados.
Examen directo de la documentación por parte de los usuarios (investigadores. Administración, etc.), sin que ello implique necesariamente la autorización para que éstos reproduzcan y/o divulguen total o parcialmente los datos contenidos en los documentos.
(V. Accesibilidad, Acceso, Plazo de Reserva, Restricción de Consulta).
CONTROL DE ENCABEZAMIENTOS AUTORIZADOS
En descripción, el control de formas normalizadas de términos, incluyendo nombres (de personas, geográficos o de entidades, de materias, etc.) usados como puntos de acceso.
Conjunto de operaciones realizadas en los archivos para el adecuado seguimiento, comprobación e inspección física, administrativa e intelectual de los fondos.
(V. Descripción, Identificación, Ingreso de Fondos, Instrumento de control, Valoración).
Reproducción, simultánea o no. del texto de un documento, generalmente definida por su función o por su procedimiento de realización.
(V. Autenticación, Legalización de Documentos, Reproducciñon de Documentos).
Copia de un documento realizada para conservar la información contenida en el original caso de pérdida o destrucción del mismo.
(V. Archivo de Seguridad).
Disciplina que tiene por objeto el estudio científico de los elementos del documento que pueden determinar su datación.
(V. Data).
Instrumento de consulta resultado de la fase de identificación, que refleja la organización de un fondo documental o de la totalidad de los fondos de un archivo y aporta los datos esenciales de su estructura (denominación de secciones y series, fechas extremas, etc....).
(V. Clasificación).
Relación de documentos y/o series contenidas en el manual de normas correspondiente, cuya propuesta de eliminación ha sido previamente autorizada, por los órganos competentes.
(V. Selección, Valoración).
CUADRO DE VALORACIÓN Y SELECCIÓN
Instrumento resultante de la fase de valoración de un fondo que precisa los documentos que se deben conservar y aquellos otros que se deben eliminar al final de un período determinado especificando el procedimiento concreto en que ha de realizarse (muestreo, cambio de soporte, etc.).
(V. Eliminación, Valoración).
Responsabilidad jurídica que implica por parte de la institución archivística el control y la adecuada conservación de los fondos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos.
D
Fecha que aparece en un documento y que puede aportar dalos cronológicos (data crónica) y/o datos toponímicos (data tópica) sobre la redacción de dicho documento.
(V. CRONOLOGÍA).
Dentro de la estructura del archivo (2), la unidad encargada de la programación, seguimiento y control de las funciones de descripción.
(V. tb. Departamento de Descripción, Departamento de Referencia y Difusión).
Dentro de la estructura del archivo (2), la unidad encargada de la programación, seguimiento y control de las funciones de conservación.
(V. tb. Departamento de Descripción, Departamento de Referencia y Difusión).
DEPARTAMENTO DE REFERENCIA Y DIFUSIÓN
Dentro de la estructura del archivo (2), la unidad encargada de las funciones de referencia y difusión.
(V. tb. Departamento de Conservación, Departamento de Descripción).
(1) Conjunto de espacios destinados a la conservación de documentos en una institución archivística.
(2) Procedimiento de ingreso de fondos documentales en un archivo mediante una forma jurídica en virtud de la cual el depositario (el archivo) se compromete a guardarlos, sin que ello implique adquisición de uso, y, en su caso, a restituirlos (depósito voluntario). No pueden considerarse como depósito los fondos ingresados por transferencia ya que la propiedad de los mismos es del Estado y no del organismo productor.
(3) En determinados supuestos de la Ley de Patrimonio Histórico Español, el depósito puede ser el resultado de la actuación de la Administración competente para garantizar la conservación y/o consulta de determinados fondos o archivos (depósito necesario).
Reconocimiento legal por el que se autoriza a los ciudadanos a acceder a los registros y archivos que no estén legalmente sujetos a restricción de consulta.
Fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los instrumentos de consulta para facilitar el conocimiento y consulta de los fondos documentales y colecciones de los archivos.
(1) Acción de separar dentro de un procedimiento administrativo o judicial uno o más documentos del expediente al que pertenece.
(2) Por extensión, en el campo del tratamiento archivístico, es la acción de segregar de un conjunto determinados documentos que por diferentes razones (conservación, formato, materia, etc.) pasan a formar nuevas unidades de instalación que deberán mantener su relación con el fondo del que proceden mediante las oportunas tablas de concordancias y referencias cruzadas.
(V. Agregación de Documentos, Incorporación de Documentos, V. tb. Colacción Facticia).
Destrucción física de unidades o series documentales que hayan perdido su valor administrativo, probatorio o constitutivo o extintivo de derechos y que no hayan desarrollado ni se prevea que vayan a desarrollar valores históricos. Esta destrucción se debe realizar por cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los documentos.
(V. Eliminación, Cuadro de Eliminación).
Reincorporación de unidades físicas y/o documentales al lugar que les corresponde en el depósito, una vez finalizada su salida temporal (consulta, exposición, préstamo, etc.).
Función archivística fundamental cuya finalidad es por una parte, promover y generalizar la utilización de los fondos documentales de los archivos, y por otra, hacer partícipe a la sociedad del papel que desempeñan los archivos en ella. Actividades propias de esta función son: exposiciones, conferencias y actos culturales, gabinetes pedagógicos, etc.
(V. tb. Departamento de Referencia y Difusión, Instrumento de Referencia, Referencia).
Documento solemne generado por una cancillería en cuyo registro quedará constancia de su expedición.
Es la disciplina que tiene por objeto el estudio y crítica de la tradición, forma y elaboración de los documentos escritos resultantes de acciones jurídicas y actividades administrativas, realizadas por personas físicas o jurídicas.
Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones (Ley de Patrimonio Histórico Español, art. 49). Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto elaborado de acuerdo con unas características de tipo material y formal.
(V. tb. Acta, Diplomática).
Es el concerniente a una obligación contractual que no está autorizado por notario ni lleva signo alguno oficial o público.
(V. Restricción de Consulta).
Procedimiento de ingreso de fondos documentales en un archivo mediante el cual el propietario, previa aceptación por parte del Estado, cede la propiedad sobre los mismos. Se convierte en legado cuando media una manda testamentaria.
E
(V. Ciclo Vital de los Documentos).
Procedimiento archivístico que consiste en la identificación de los documentos que se van a destruir conforme a los plazos establecidos en la fase de valoración.
En descripción, nombre, palabra o frase al comienzo de un asiento en un instrumento de descripción y que sirve como punto de acceso a los documentos descritos.
(V. Balda).
Acción de colocar las unidades de conservación en los lugares que les correspondan en los depósitos.
Mueble compuesto de estantes, anaqueles o baldas.
En identificación, análisis de la institución que ha generado el fondo objeto de estudio, centrándose en la evolución de su estructura orgánica y sus funciones, información que debidamente estructurada podrá formar parte de instrumentos de la fase de descripción.
Unidad documental formada por un conjunto de documentos generado orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto.
Enajenación ilegal de documentos que supone despojar de la propiedad o titularidad de un bien del patrimonio documental a sus titulares, tanto por acción (venta fraudulenta, exportación ilegal, destrucción, etc.), como por omisión (conservación deficiente, etc.).
(V. Selección, Eliminación).
(1) Resumen del contenido de un documento que presenta de forma concisa los aspectos sustanciales del mismo y que constituye la base de la elaboración de ciertos instrumentos derivados de la fase de descripción (inventario, catálogo, etc.).
(2) Tipo documental característico de la actuación administrativa del siglo XIX y primer tercio del XX que sintetiza el desarrollo de un expediente y que, en algunas ocasiones, contiene actuaciones que no se plasman necesariamente en documentos independientes.
F
Reproducción fidedigna de un original generalmente por procedimientos mecánicos, que recogen sus aspectos formales (grafía, color, etc.).
(V. tb. Copia).
(V. tb. Data).
Son aquéllas que indican el momento de inicio y conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba.
Operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental.
(V. Acondicionamiento).
Conjunto de series generadas por cada uno de los sujetos productores que conforman la estructura de un organismo en el ejercicio de sus competencias.
Aquél que está siendo generado por un organismo productor que continúa en el ejercicio de sus competencias.
Aquél cuyas series han dejado de producirse por desaparición del organismo y/o las competencias que las generaban.
Cada una de las divisiones cronológicas de una serie, que resultan del establecimiento de plazos concretos de transferencia y eliminación y que constituyen, por tanto, la base de las operaciones de transferencia y selección.
(V. tb. Valoración).
Conjunto de competencias homogéneas que delimitan cada uno de los grandes campos de actuación administrativa o de los poderes públicos.
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS COMUNES
Son las genéricas que sirven de base para el ejercicio de las competencias de cualquier organismo (personal, gestión económica, etc.).
(V. tb. Gestión Administrativa, Identificación, Valoración).
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS ESPECÍFICAS
Son aquéllas que constituyen la razón de ser de un organismo y que le distinguen de cualquier otro. Por ejemplo, entre las funciones administrativas específicas del Ministerio de Obras Públicas está la construcción de carreteras.
(V. tb. Competencia, Gestión Administrativa, Identificación, Valoración).
G
Conjunto de actuaciones regladas que realizan los organismos de la Administración para ejercer las funciones administrativas comunes y especificas que tienen encomendadas.
(V. Tratamiento de Documentos Administrativos).
Conjunto de operaciones, generalmente informatizadas, que permiten controlar y coordinar el movimiento de fondos y las demás actividades que implica en los archivos la atención de las demandas de información tanto de los ciudadanos como de la Administración.
Cada una de las agrupaciones en que pueden organizarse intelectualmente los fondos de un archivo (1) (2), generalmente con criterios en los que predomina la finalidad de unificar procedencias de ámbito superior.
Instrumento de referencia que describe globalmente fondos documentales de uno o varios archivos, indicando las características fundamentales de los mismos: organismos que los originan, series que los forman, fechas extremas que comprenden y volumen de la documentación. Además, recoge la información sobre el archivo, su historia y formación, horarios y servicios a los usuarios.
(V. Instrumento de Consulta).
Instrumento de referencia que describe los fondos relativos a un tema concreto en uno o varios archivos (1) (2).
(V. tb. Instrumento de Consulta).
Instrumento de referencia que describe la documentación de varios archivos (1) (2), independientemente de si se refiere al mismo o a diferente tema.
(V. tb. Instrumento de Consulta, Guía de Fuentes).
H
Documento que procede intelectualmente pero no materialmente del autor.
(V. tb. Autógrafo).
(V. Autógrafo).
I
Fase del tratamiento archivístico que consiste en la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo.
(V. Clasificación, Ordenación, Organización).
Acción de añadir unidades documentales, expedientes, o series, al conjunto al que pertenecen originariamente, cualquiera que sea la causa que haya motivado su separación.Salto de línea Cuando por razones de espacio, u otras, sea imposible incorporarlos a la unidad de instalación a la que pertenecen, es necesario formar una nueva que quedará perfectamente relacionada con aquella mediante las oportunas tablas de concordancias y relaciones cruzadas.
(V. tb. Agregación de Documentos, Desglose).
Instrumento de referencia formado por encabezamientos onomásticos, toponímicos, cronológicos y de conceptos contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de referencia y descripción.
(V. Instrumento de Consulta).
Entrada de documentos en un archivo para su custodia, control y conservación, por la vía regular de transferencia o la extraordinaria de adquisición, por compra, por pago de impuestos, donación, depósito, etc.
(V. Relación de Entrega).
(1) Ubicación de las unidades de conservación en el depósito previa organización del espacio.
(V. Acondicionamiento).
(2) Conjunto de medios físicos dispuestos para la adecuada conservación de los documentos.
(V. Acondicionamiento, Ordenación Física).
Documento sobre cualquier soporte, publicado o no. que relaciona o describe un conjunto de unidades documentales, o bien los elementos de identificación y valoración de una serie, con el fin de establecer un control físico, administrativo y/o intelectual de los mismos, que permita su adecuada localización y recuperación. En función de la fase de tratamiento archivístico de los documentos de la que deriven los instrumentos, se pueden distinguir: instrumentos de control (fases de identificación y valoración) e instrumentos de referencia (fases de descripción y difusión).
(V. Control de Fondos, Instrumento de Descripción, Instrumento de Referencia).
Es aquél que se elabora en las fases de identificación y valoración. Por lo tanto, son instrumentos de control los siguientes: ficheros de organismos, ficheros de tipos documentales, repertorios de series, cuadros de clasificación, registros topográficos, registro gráfico de depósitos; y en la fase de valoración: relaciones, calendarios de conservación, registros generales de entrada y salida, relaciones de eliminación, informes/propuestas de eliminación, relaciones de testigos resultantes de muestreo, etc.
(V. tb. Control de Fondos, Instrumento de Consulta).
Instrumento de referencia que, dentro de la fase de descripción, proporciona información sobre archivo/s, fondo/s o serie/s. Son: las guías, inventarios, catálogos e índices.
(V. Instrumento de Consulta).
Instrumento de referencia que, dentro de la fase de difusión, relaciona fondos documentales de archivos, como los catálogos de exposiciones, los directorios de archivos, los censos de archivos, etc.
Instrumento de consulta que se elabora en las fases de descripción y difusión. Son instrumentos de referencia: los instrumentos de descripción y los instrumentos de difusión.
Instrumento de referencia que describe las series documentales de un fondo, siguiendo su organización y que, por motivos de localización, se encuentran fraccionadas en unidades de instalación. El inventario debe recoger, imprescindiblemente, una introducción histórica explicativa de la evolución del organismo productor de los documentos y el cuadro de clasificación del fondo descrito. Los asientos del inventario recogen la signatura de la unidad de instalación, el nombre de la serie y las fechas que comprende. Debe completarse con los índices correspondientes.
(V. tb. Instrumento de Consulta, Instrumento de Control).
INVENTARIO GENERAL TOPOGRÁFICO
(V. Registro Topográfico).
L
(V. Donación).
Unidad de instalación que contiene documentos atados con balduque, a veces protegida por dos tapas de cartón.
Acción de dar al documento la forma legal para que pueda surtir todos sus efectos administrativos, jurídicos, etc.
(V. tb. Autenticación).
Conjunto de leyes, reglamentos y normas técnicas que regulan la conservación, tratamiento archivístico y protección jurídica de los documentos.
(V. Sistema Archivístico).
M
Instrumento resultante de las fases de identificación y valoración que reúne toda la información relativa a los aspectos orgánicos y funcionales de la/s serie/s documental/es así como las instrucciones relativas a periodos de transferencia, acceso y eliminación y/o conservación permanente.
(V. tb. Instrumentos de Control).
Texto escrito a mano o, por extensión, dactilografiado.
(V. Micrografía).
(V. Microforma).
Término genérico que designa todo tipo de soporte fotográfico (microfilme, microficha, etc.) utilizado para reproducir microimágenes, y que designa también cada uno de los ejemplares realizados.
Conjunto de procedimientos asociados a la reproducción de documentos que tienen como resultado una microforma.
(1) Durante la Baja Edad Media y el Antiguo Régimen, la minuta es la redacción previa al documento definitivo que consigna el texto completo del acto administrativo, jurídico, etc.. abreviando, en cambio, u omitiendo, las fórmulas jurídicas y de estilo que figurarán necesariamente en el documento original.
(V. Copia).
(2) Con la generalización del uso de la máquina de escribir, la minuta se convierte en un documento idéntico, copiado simultáneamente al original y sin ningún signo de validación, algunas veces lleva una media rúbrica y un sello que indica que es tal minuta.
(V. Copia).
(3) En las últimas décadas, se llama minuta al ejemplar del documento original, idéntico a éste, dotado, por tanto, de los mismos signos de validación y que queda en el archivo del sujeto productor.
(V. Original Múltiple).
Técnica de selección, según criterios sistemáticos (numéricos, alfabéticos, topográficos) o cualitativos, de una cierta proporción de documentos en representación de un conjunto.
N
El lugar que ocupa la unidad de descripción en la jerarquía del fondo.
O
Operación archivística realizada dentro del proceso de organización, que consiste en establecer, secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías y grupos definidos en la clasificación. Se encuentra, por lo tanto, dentro de la fase del tratamiento archivístico denominada identificación.
Dentro del acondicionamiento, operación que refleja en las unidades documentales y de instalación la secuencia establecida por la ordenación intelectual.
Persona física o jurídica, pública o privada, que en el ejercicio de sus competencias genera un fondo o un conjunto de fondos.
Proceso que mediante las etapas de clasificación y ordenación, aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura de un fondo.
Documento hecho por voluntad de su autor y conservado en la materia y forma en que se emitió. La originalidad lleva implícita la autenticidad diplomática o administrativa y la autenticidad jurídica, pero no la veracidad del contenido. Pueden considerarse también documentos originales los autógrafos, heterógrafos y los originales múltiples.
Documento del que en origen se emiten tantos originales cuantos sean necesarios para la tramitación del asunto, teniendo todos ellos el mismo valor.
(V. Minuta (3)).
P
Disciplina cuyo objeto es el estudio y la interpretación de las escrituras antiguas.
Totalidad de documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por cualquier organismo o entidad de carácter público, por las personas jurídicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades públicas y por las privadas, físicas o jurídicas, gestoras de servicios públicos en lo relacionado con la gestión de dichos servicios. También los documentos con una antigüedad superior a los cuarenta años, generados conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de carácter político, sindical o religioso y por las entidades, fundaciones y asociaciones culturales y educativas de carácter privado. Por último, integran el Patrimonio Documental los documentos con una antigüedad superior a los cien años, generados, conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas físicas.
(V. Documento, Unidad Documental).
Mueble destinado a la conservación horizontal o vertical de planos, mapas, grabados, carteles o de otros documentos de gran formato.
(V. tb. Archivador).
Documento cartográfico que representa mediante diferentes técnicas cualquier superficie, volumen o perspectiva.
PLAZO PREVENTIVO DE CONSERVACIÓN
Período durante el cual se mantiene en suspenso la decisión de eliminar una serie documental, a pesar de que hayan prescrito sus valores primarios, para prevenir la posibilidad de que pueda tener alguna utilidad administrativa.
(V. tb. Valoración, Eliminación).
Período de tiempo durante el cual, según la normativa vigente, una documentación no puede ser consultada públicamente.
(V. Accesibilidad, Acceso, Consulta, Restricción de Consulta).
PLAZO DE VIGENCIA ADMINISTRATIVA
Período, reglado por las normas de procedimiento, durante el cual los valores primarios de una serie documental, de manera simultánea o sucesiva, mantienen su actividad en mayor o menor grado.
(V. Valoración).
Momento en el que se extinguen los valores primarios de los documentos administrativos.
(V. Valor Primario).
(V. Prevención).
Acción que implica la salida temporal de documentos de un archivo con fines administrativos o de difusión cultural. La devolución suele quedar consignada en un documento denominado acta de devolución.
(V. Acta de Devolución).
Conjunto de procedimientos intelectuales y mecánicos destinados a asegurar la perdurabilidad de los documentos.
(V. tb. Conservación).
Principio fundamental de la archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros. Derivados del principio de procedencia son: A) El principio de respeto a la estructura establece que la clasificación interna de un fondo debe responder a la organización y competencias de la institución u organismo productor. B) El principio de respeto al orden original establece que no se debe alterar la organización dada al fondo por la institución u organismo productor, ya que ésta debe reflejar sus actividades reguladas por la norma de procedimiento.
PRINCIPIO DE RESPETO A LA ESTRUCTURA
(V. Principio de Procedencia).
PRINCIPIO DE RESPETO AL ORDEN ORIGINAL
(V. Principio de Procedencia).
La organización o persona que ha creado, reunido y/o conservado y utilizado los documentos en el desempeño de su actividad como persona física o jurídica.
Cauce formal de la serie de actos por el que discurre la actividad administrativa para la realización de un fin.
(V. Procendencia).
R
(V. Sistema Archivístico).
Función archivística cuya finalidad es informar a los usuarios sobre la naturaleza de los documentos conservados en cada archivo sobre el o los temas elegidos, las condiciones de accesibilidad, los instrumentos de consulta que permitan identificarlos y los medios de obtener reproducciones.
(V. tb. Difusión).
(1) Documento sobre el que se plasma la acción administrativa y jurídica de control de la expedición, salida, entrada y circulación de los documentos. Es un instrumento de control, normalmente en forma de volumen que contiene la inscripción, generalmente numerada en orden cronológico, de informaciones consideradas de suficiente interés como para ser exacta y formalmente asentadas. Estas informaciones suelen proceder directamente de los actos administrativos (por ejemplo, el Registro Civil) o de actos administrativos ya reflejados en otros documentos a los que jurídicamente el registro puede sustituir.
(V. Registro General de Entrada de Fondos y/o documentos, Registro General de Salida de Fondos y/o Documentos, Registro Gráfico de Depósitos).
(2) Oficina en la que se realiza generalmente la acción de registrar y es designada con el mismo nombre.
(V. Registro General de Entrada de Fondos y/o Documentos, Registro Topográfico).
REGISTRO GENERAL DE ENTRADA DE FONDOS Y/O DOCUMENTOS
Instrumento de control que contiene los asientos de los ingresos de fondos que sirven de prueba legal de su entrada en un archivo.
(V. Registro, Registro General de Salida de Fondos y/o Documentos).
REGISTRO GENERAL DE SALIDA DE FONDOS Y/O DOCUMENTOS
Instrumento de control que contiene los asientos de las bajas temporales o definitivas de fondos que sirve de prueba legal de su salida de un archivo. Existe un registro de salidas temporales para préstamos y exposiciones.
(V. Registro, Registro General de Entrada de Fondos y/o Documentos).
Instrumento de control que indica el emplazamiento en los depósitos de las estanterías, planeros, ficheros, etc., y su nivel de ocupación, lo que permite obtener información sobre la utilización actual o futura del espacio disponible. La información contenida en este instrumento deberá ponerse en relación siempre con la del registro topográfico.
Instrumento de control que relaciona correlativamente el contenido de cada una de las unidades de conservación de un depósito de archivo.
(V. Registro Gráfico de Depósitos).
Lista de documentos propuestos para su eliminación previa autorización.
(V. Selección, Valoración).
Lista de las fracciones cronológicas de las series documentales que se transfieren y que acompaña a éstas en los traslados reglamentarios.
(V. Ingreso de Fondos, Transferencia).
(V. Relación de Entrega).
Instrumento de control que puede servir como instrumento de referencia, y permite conocer la distribución en el depósito de cada una de las fracciones cronológicas de una serie documental, su volumen, fecha de ingreso, fecha de salida, etc.
(V. Fracción de Serie, Instrumento de Control).
Conjunto de procedimientos de copia o microcopia realizados mediante cualquier tecnología y en distintos soportes.
(V. Reproducción de Documentos).
(V. Restricción de Consulta).
Conjunto de procedimientos técnicos destinados a devolver al papel sus condiciones primigenias, que comportan desde operaciones básicas como el lavado, oreo, secado, blanqueo, nebulización, alisado, etc., hasta aquéllas más complejas que exigen la utilización de equipamiento específico (reintegración, laminación, fumigación, etc.).
(V. tb. Conservación).
Limitación temporal del derecho de acceso a los documentos establecida por las disposiciones legales para garantizar la reserva de determinados datos cuya difusión puede afectar a la intimidad o el honor de las personas, la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos, la propiedad intelectual, etc.
(V. Accesibilidad, Acceso, Plazo de Reserva).
(V. Extracto (1)).
S
Procedimiento mediante el cual las series que son objeto de transferencia o eliminación causan baja definitiva en el archivo que hasta ese momento tenía la responsabilidad de su custodia, control y conservación.
(V. Registro General de Salida de Fondos y/o Documentos).
(V. Préstamos de Documentos).
Cada una de las divisiones primarias del cuadro de clasificación de un archivo y que puede corresponder a una parte de un fondo, a un fondo o a un conjunto de fondos.
La subdivisión orgánico/funcional del fondo que se refiere a una o varias series que corresponden a subdivisiones administrativas en las oficinas u organismos que los originaron. Cuando el organismo productor posee una estructura jerárquica compleja, cada sub-grupo puede tener tantos sub-grupos subordinados como sean necesarios, para reflejar los niveles de la estructura orgánica hasta la unidad administrativa subordinada más pequeña.
(V. Colacción Documental (2)).
Operación intelectual y material de localización de las fracciones de serie que han de ser eliminadas o conservadas en virtud de los plazos establecidos en el proceso de valoración.
(V. Eliminación, Prescripción, Valor Archivístico, Valor Histórico, Valor Informativo, Valor Jurídico, Valor Legal, Valor Primario, Valor Secundario).
Aposición de sello(s).
En el sentido general del término, es una impronta obtenida sobre un soporte mediante la aposición de una matriz que presenta los signos propios de una autoridad o de una persona física o moral con el fin de testimoniar la voluntad de intervención del que sella. Suele designar a la impronta impresa sobre cera u otra materia blanda, por oposición a la bula impresa sobre una materia metálica.Salto de línea Por extensión, la palabra puede designar también la matriz de donde se saca esta impronta.
Conjunto de documentos generados por un sujeto productor en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma de procedimiento.
(V. tb. Fondo, Fracción de Serie).
Aquella que es generada por un sujeto productor que continúa en el ejercicio de sus actividades administrativas.
Aquella que ha dejado de producirse por desaparición del sujeto productor o de la actividad administrativa regulada por la norma de procedimiento.
(V. Colección Documental (2)).
Son aquéllas que, respondiendo a trámites administrativos diferentes, contribuyen todas a la realización de un mismo objetivo, resultando así una información complementaria.
Son aquéllas que materializan actividades dentro de las funciones administrativas comunes (gestión económica, gestión de personal, etc.) y que, en consecuencia, son producidas por las distintas oficinas que en cada organismo tienen ese cometido. En la fase de valoración, serán objeto de estudio global debido a su homogeneidad informativa.
(V. tb. Series Complementarias).
Disciplina histórica que tiene por objeto el estudio de los sellos en todos sus aspectos. Describe matrices c improntas y hace su estudio crítico, desde el punto de vista histórico, cronológico, artístico, técnico y de valor probatorio: tipos, leyendas, modos de aposición y naturaleza diplomática y jurídica, así como sus métodos de conservación.
Abreviatura por suspensión que consiste en representar una palabra o grupo de palabras por sus iniciales.
Numeración correlativa por la que se localizan todas las unidades de instalación de un depósito.
Conjunto de normas e instituciones que participan en la dirección, seguimiento, coordinación e inspección de los programas para la conservación, tratamiento y difusión del Patrimonio Documental. Componen el sistema archivístico los archivos, los servicios archivísticos, la Administración de archivos, la legislación archivística y el personal.
(V. Clasificación, Cuadro de Clasificación, Identificación, Organización).
Material físico en el que se registra la información (papel, pergamino, papiro, cintas y discos magnéticos, películas fotográficas, etc.)
(V. Documento).
Cada una de las unidades que conforman la estructura de un organismo de la Administración, y cada una de las personas físicas o jurídicas que en el desarrollo de sus actividades generan series documentales.
T
Instrumento que presenta en columnas las equivalencias entre las signaturas antiguas y nuevas. También se aplica este término para relacionar los componentes de una misma unidad de instalación que se conservan separadamente por razones de espacio.
(V. tb. Agregación de Documentos, Incorporación de Documentos).
(V. Tabla de Concordancias).
Dentro de un procedimiento de adquisición, donación, salida temporal (exposiciones, etc.), es la acción de asignar a un documento o conjunto de documentos el valor económico que les corresponde.
(V. Ayudante de Archivos).
Etiqueta adherida a la unidad de instalación donde se indica su signatura y cualquier otro dato que facilite su acondicionamiento y localización.
Vocabulario controlado de términos organizados mediante relaciones y dependencias jerárquicas o de cualquier otro tipo, cuya finalidad es facilitar el almacenamiento y la recuperación de la información.
Impreso normalizado que sustituye a una unidad documental y/o de instalación desplazada de su colocación habitual, en el cual deben figurar la signatura, el destino y la fecha de salida.
Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos (por ejemplo, el expediente personal).
(V. Expediente, Fondo Serie).
Paso de un asunto oficial por los trámites sucesivos que requiere su resolución.
Forma de actuación concreta del procedimiento administrativo.
(V. tb. Tramitación).
Procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo mediante traslado de las fracciones de series documentales, una vez que éstas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas en la valoración para cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos.
(V. Acta de entrega, Custodia, Registro General de Entrada de Fondos y/o Documentos, Relación de Entrega).
Conjunto de operaciones realizadas en cada una de las fases que componen el proceso de control intelectual y físico de los fondos a lo largo del ciclo vital de los documentos.
(V. Descripción, Identificación, Valoración).
TRATAMIENTO AUTOMÁTICO DE DATOS
Operaciones informáticas ejecutadas con equipos mecánicos o electrónicos que permiten la rápida utilización de grandes cantidades de información para agilizar la gestión y tratamiento de los archivos.
TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
Conjunto de procedimientos u operaciones técnicas que, basados en el estudio y análisis de la producción, tramitación, utilización e información contenida en los documentos, tiene como resultado el establecimiento de normas sobre las transferencias, la eliminación y/o conservación permanente, y accesibilidad de las series documentales.
(V. Selección).
U
(V. Caja, Carpeta, Legajo, Unidad de Instalación).
(V. Unidad de Tratamiento Archivístico).
Elemento indivisible de una serie documental que puede estar constituido por un solo documento o por varios que formen un expediente.
(V. Unidad de Instalación).
Agrupación de unidades documentales homogéneas destinadas a su colocación en los depósitos (caja, carpeta, legajo, etc.). Debe contar con una signatura unívoca.
UNIDAD DE TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO
Elemento de un fondo documental cuyas características le identifican como objeto sobre el cual se deben aplicar las tareas correspondientes a cada una de las fases de la metodología archivística. Siempre que esta metodología se aplique dentro de la dimensión orgánico-funcional, este elemento básico es la serie: en el caso contrario, podrá identificarse con la unidad documental.
V
Acción de dotar un documento original de la forma y signos necesarios para que pueda surtir todos sus efectos administrativos y/o jurídicos.
Aquél que posee un documento para la Administración de origen o aquella que le sucede como testimonio de sus procedimientos y actividades.
(V. Valor Primario).
Conjunto de valores administrativos, legales, probatorios y/o informativos, que justifican la conservación permanente de los documentos.
(V. Valor Histórico, Valor Primario, Valor Secundario).
Aquél que tienen los documentos que pueden servir de explicación o justificación de operaciones destinadas al control presupuestario.
(V. tb. Valor Fiscal).
Aquél que tienen los documentos que pueden servir de testimonio del cumplimiento de obligaciones tributarias.
(V. tb. Valor Primario).
Aquél que posee el documento como fuente primaria para la historia.
(V. Conservación Permanente, Valor Secundario).
Aquél que sirve de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la Administración y que también puede ser testimonio de la memoria colectiva.
(V. Valor Primario, Valor Secundario).
Valor propio de un documento que depende de factores como su contenido, las circunstancias de su producción, la presencia o no de signatura/s, sello/s, etc.
Aquél del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho común.
(V. Valor Primario).
Aquél que pueden tener todos los documentos que sirvan de testimonio ante la ley.
(V. Valor Primario).
(V. Valor Histórico, Valor Jurídico, Valor Archivístico).
Aquél que va unido a la finalidad inmediata por la cual el documento se ha producido por la institución de carácter fiscal, judicial, jurídico-administrativo. etc.
(V. Valor Administrativo, Valor Contable, Valor Fiscal, Valor Jurídico, Valor Legal).
(V. Valor Jurídico).
Aquél que obedece a otras motivaciones que no son la propia finalidad del documento, tales como el valor histórico e informativo.
(V. Valor Archivístico, Valor Histórico, Valor Informativo).
Fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso, y conservación o eliminación total o parcial.
(V. Eliminación, Selección, Valor Administrativo, Valor Archivístico, Valor Fiscal, Valor Histórico, Valor Informativo, Valor Jurídico, Valor Legal, Valor Permanente, Valor Primario, Valor Secundario).
(V. Tasación).