¿Qué es el Consejo?

El Consejo de Cooperación Archivística es el órgano colegiado de cooperación entre las administraciones públicas en materia de archivos, según lo dispuesto en el artículo 5 del Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre.

En la reunión constitutiva del citado Consejo de Cooperación Archivística, su Presidente, el Secretario de Estado de Cultura, subrayó la necesidad de que este Órgano Colegiado se convierta en un punto de encuentro para la cooperación, la colaboración, la eficacia, la descentralización en todos los niveles administrativos, la comunicación cultural, científica y técnica, la difusión de proyectos y el impulso de la cooperación internacional. Estos objetivos deben ser alcanzados con el apoyo y el impulso de todas las Administraciones que forman parte activa de este Consejo.

Este Consejo se ha configurado para que sea suficientemente flexible y dinámico, de modo que posibilite la creación en su seno de Comisiones Técnicas y/o Grupos de Trabajo que aborden temas técnicos y profesionales de interés común que, posteriormente, puedan ser aportados al Pleno del Consejo y servir de apoyo a las propuestas de acción y toma de decisiones por parte de los miembros del Pleno.

De esta manera se podrá contar con una deseable participación de los diferentes profesionales del sector de los Archivos.

El Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, ha permitido configurar el Sistema Español de Archivos, el único de los tres “Sistemas Españoles” creados por la Ley de Patrimonio Histórico Español que no había cristalizado en una norma. Al igual que sus homólogos (el Sistema Español de Museos y de Bibliotecas) y dado que tanto el Estado como las Comunidades Autónomas ostentan competencias exclusivas en Archivos de su titularidad, el Sistema se ha basado, como no podría ser de otra manera, en los principios de cooperación y voluntariedad y con total respeto a las competencias respectivas.

Se ha configurado con una vocación de agrupar mediante relaciones de cooperación a los sistemas, archivos, centros y servicios de titularidad estatal con los sistemas autonómicos, provinciales y locales, y con los archivos de titularidad privada que deseen adherirse al mismo, participando todos ellos mediante la colaboración mutua en este órgano en el que la mejora de las prestaciones y de los servicios de los Archivos, de soluciones profesionales coordinadas y las mejores prácticas configuran su marco de actuación.

En el marco del Sistema Español de Archivos, el Consejo de Cooperación Archivística es el órgano colegiado de cooperación entre las administraciones públicas en materia de archivos, adscrito al Ministerio de Cultura.

Según el artículo 5 del Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso, las funciones del Consejo son:

• La promoción de la integración de los sistemas archivísticos de titularidad pública y archivos privados en el Sistema Español de Archivos.
• La elaboración de criterios uniformes para el desarrollo de los servicios archivísticos.
• La propuesta y promoción del desarrollo de políticas públicas, directrices y estrategias relativas a la administración de archivos y patrimonio documental, con especial atención a la implantación de las nuevas tecnologías en la gestión de los archivos.
• Informar los planes de cooperación archivística previstos en el articulo 4.3 letra a) y proceder a su seguimiento y, eventualmente, a la propuesta de su actualización.
• La promoción y el fomento de la formación profesional y el intercambio en el ámbito archivístico.
• El impulso de la cooperación internacional.

Conforme al Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre , este órgano colegiado lo componen:

• La Presidencia la ejerce el titular de la Secretaría de Estado de Cultura.
• Seis representantes de la Administración General del Estado, con rango de director general o equivalente, designados por los Ministerios de: Asuntos Exteriores y Cooperación; Defensa; Economía y Hacienda; Presidencia; Política Territorial y Administraciones Públicas; y Cultura
• Un representante de cada Comunidad Autónoma.
• Tres representantes de las administraciones locales, designados por la asociación de entidades locales de ámbito estatal con mayor implantación.
• Un representante del Consejo de Universidades.
• La Secretaría del Consejo corresponde a un funcionario del Ministerio de Cultura, que actúa en el Pleno con voz pero sin voto.

Esta primera configuración inicial, se desarolla en el Reglamento de organización y funcionamiento del Consejo de Cooperación Archivística (aprobado por el Pleno del Consejo de fecha 11 de diciembre de 2014), en el que se detalla la estructura y composición del Consejo, así como del funcionamiento del Pleno, la Comisión Permanente y las Comisiones Técnicas de cooperación.

Pleno

En el art. 9 del Reglamento de organización y funcionamiento del Consejo de Cooperación Archivística, se desarrolla la estructura del Pleno de acuerdo a la siguiente composición:

• el Presidente,
• los Vicepresidentes,
• el Secretario y los Vocales

• Serán vocales del Consejo:

a) En representación de la Administración General del Estado:

i. Un representante, con rango de Director General, designado por los Ministerios de: Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación, de Defensa, de la Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes, de Hacienda, y de Economía, Comercio y Empresa (según las denominaciones actuales de los departamentos ministeriales del Real Decreto 1009/2023, de 5 de diciembre, por el que se establece la estructura orgánica básica de los departamentos ministeriales )

ii. Un representante del Consejo de Universidades.

b) En representación de las comunidades autónomas: un representante designado por cada una de las Comunidades Autónomas y las Ciudades de Ceuta y Melilla.

c) En representación de la Administración Local: tres miembros designados por la asociación de entidades locales de ámbito estatal con mayor implementación.

Además, la Presidencia podrá convocar con voz pero sin voto a:

• altos cargos y funcionarios del Ministerio de Cultura cuando la naturaleza de las materias lo aconseje;
• a aquellas personas que por sus cualidades, conocimientos o experiencia estime conveniente para el mejor asesoramiento del órgano;
• a representantes de otros Departamentos Ministeriales, con voz pero sin voto, cuando la naturaleza de los asuntos a tratar justifique o aconseje su presencia.

También podrán asistir a las reuniones del Pleno:

• los responsables de las Comisiones Técnicas que se formalicen en el seno del Consejo.

Comisión Permanente

Según el artículo 10 del Reglamento, se constituye como órgano de apoyo al Consejo de Cooperación Archivística y estará integrada por:

a) El Director General de Patrimonio Cultura y Bellas Artes, que la presidirá.

b) El Subdirector General de los Archivos Estatales.

c) Los presidentes de cada una de las Comisiones Técnicas que se creen, según lo establecido en el artículo 11 de este reglamento.

d) Como secretario actuará un funcionario de la Subdirección General de los Archivos Estatales que actuará con voz pero sin voto.

Comisiones Técnicas de cooperación

Regulado en el artículo 11 del Reglamento, el Pleno del Consejo de Cooperación Archivística con el apoyo de la Comisión Permanente y con los fines que en cada caso se determinen, podrán crear Comisiones Técnicas de cooperación, de carácter permanente o temporal, cuando la naturaleza o la importancia de los asuntos así lo requiera.

La composición y funciones de estas Comisiones Técnicas de cooperación se determinarán en su acuerdo de creación, pudiendo estar integradas por los representantes designados por las distintas Administraciones Públicas que se estime oportuno. En todo caso, formará parte de las mismas un funcionario de la Subdirección General de Archivos Estatales del Ministerio de Cultura.

Los miembros de las Comisiones Técnicas de cooperación elegirán de entre sus miembros a su respectivos Presidentes por un periodo no superior a dos años. Estos Presidentes podrán ser reelegidos solamente una vez por el mismo período. Asimismo, designarán a sus respectivos secretarios.

En el seno de cada una de las Comisiones Técnicas se podrán constituir grupos de trabajo para cuestiones referidas a sus respectivos ámbitos. La Comisión Permanente podrá crear grupos de trabajo mixtos que se refieran a cuestiones que afecten a los distintos tipos de archivo. El Pleno podrá constituir aquellos grupos de trabajo que estime necesarios para llevar a cabo las funciones atribuidas al Consejo de Cooperación Archivística. En todo caso, en el acuerdo de creación de los grupos de trabajo se recogerá la composición, pudiendo designar al respetivo coordinador, finalidad y cometidos para los que se crean.

En el momento actual existen dos comisiones técnicas: Comisisión Técnica de los AHP y Comisión Técnica del Censo-Guía y Estadística, con sus correspondientes grupos de trabajo. Además, se han creado una serie de grupos de trabajo ad hoc con diferentes líneas de actuación.