Consulta en Sala de Investigadores

Preguntas frecuentes

¿Quién puede acceder a la Sala de Investigadores del Archivo Histórico de la Nobleza?

La consulta de los fondos documentales depositados en los Archivos Estatales es libre y gratuita para cualquier persona mayor de 18 años.

¿Hay algún requisito para la consulta presencial de los documentos custodiados en el Archivo Histórico de la Nobleza?

El único requisito es ser mayor de edad y estar dado de alta en el Sistema de Gestión Interna de Archivos, común a todos los archivos de titularidad y gestión dependiente del Ministerio de Cultura.

¿Cómo puedo darme de alta en el Sistema de Gestión Interna de Archivos?

Existen dos opciones: presencial y telemática.

Para darse de alta presencialmente es necesario identificarse, en el mostrador de la Sala de Investigadores, presentando alguno de los siguientes documentos:

• El Documento Nacional de Identidad (DNI), en el caso de los españoles.
• El Número de Identificación de Extranjeros (NIE), si fuera un extranjero residente en España.
• El pasaporte, para los extranjeros no residentes en España, o Documento de Identidad de ciudadanos comunitarios.

El documento aportado será escaneado y devuelto en el momento. Si en el documento de identidad que aporte no consta el domicilio, deberá presentar además un documento que acredite su domicilio permanente. (Solo se aceptarán documentos originales y con una antigüedad no superior a tres meses)

Si el usuario en cuestión fuera un representante de una persona jurídica, se solicitará además el Código de Identificación Fiscal (CIF) y el nombre legal de la entidad.

Además, el Archivo procederá a hacer una foto al usuario para adjuntarla a su expediente electrónico de usuario.

Para darse de alta por vía telemática es necesario rellenar el siguiente formulario y remitirlo, junto una imagen digital del documento que acredite la identidad (DNI, NIE, pasaporte…) y una fotografía tipo carné, a la dirección de correo nobleza@cultura.gob.es

Y ¿una vez dado de alta en el Sistema de Gestión Interna de Archivos?

A partir de ese momento, cada usuario tendrá un expediente de investigador único y compartido para todos los Archivos Estatales, en el que quedarán registradas todas sus gestiones, consultas de documentos, solicitudes de reserva o de reprografía, pagos, etc.

¿Puedo acceder a la Sala de Investigadores con dispositivos electrónicos?

Sí, se permite el uso de ordenador portátil sin funda protectora y de teléfono móvil (silenciado)

¿Hay algún otro elemento que no pueda introducirse en la Sala de Investigadores?

Sí. No se pueden introducir elementos distintos a lápices, portaminas, cuartillas y ordenador portátil (siempre sin funda protectora). No se pueden introducir elementos tales como cuadernos, carpetas, bolsos, carteras, libros propios, prendas de abrigo, bebidas o alimentos. Estos deberán ser depositados en las taquillas habilitadas al efecto.

¿La Sala de Investigadores cuenta con sus propios ordenadores?

Sí, la Sala de Investigadores cuenta con dos ordenadores a disposición de cualquier usuario. No obstante, su uso estará limitado a la consulta y petición de documentos de archivo y del Catálogo Colectivo de Bibliotecas de los Archivos Estatales (CCBAE). Tampoco se permite la utilización de sus puertos USB.

¿Cómo puedo solicitar documentos en la Sala de Investigadores?

Las peticiones de documentos las realiza el propio usuario dirigiéndose al personal del archivo que en ese momento esté a cargo de la Sala de Investigadores. Para ello deberá indicar la signatura concreta de los documentos o unidades de instalación que desea consultar, tal y como figura en el Portal de Archivos Españoles (PARES).

¿Y si no conozco la signatura o tengo una referencia antigua?

En ese caso el usuario deberá solicitar el asesoramiento del Departamento de Referencias. Puede hacerlo por vía telemática, antes de acudir presencialmente al archivo, o en la misma Sala de Investigadores solicitándolo al personal técnico.

¿Cuántas unidades de instalación puedo consultar simultáneamente?

Con la finalidad de evitar la alteración en el orden de los documentos o su disociación solo está permitida la consulta simultánea, por un mismo usuario, de una unidad de instalación. Tampoco puede consultarse una unidad documental por varios usuarios a la vez.

¿Qué precauciones he de adoptar para trabajar con los documentos solicitados?

Puesto que los documentos custodiados en el Archivo Histórico de la Nobleza forman parte del Patrimonio Documental Español, los usuarios deberán poner especial cuidado en no dañarlos ni desordenarlos durante sus labores de consulta. Para ello debe tener en cuenta lo siguiente:

• Está terminantemente prohibido escribir en los documentos, subrayarlos o mutilarlos.
• No se debe colocar sobre ellos ningún objeto ni escribir, anotar o calcar sobre los mismos.
• No se debe apoyar sobre los documentos.

El usuario será responsable del deterioro, pérdida o mutilación de los documentos solicitados y servidos, según lo dispuesto en los artículos 323 y 324 del Código Penal y el título IX de la Ley 16/1985 de Patrimonio Histórico Español.

¿Puedo consultar presencialmente cualquier documento original?

No. Como norma general en la Sala de Investigadores sólo pueden consultarse aquellos originales que no están digitalizados. Cuando en el archivo existan reproducciones de los documentos solicitados, preferentemente se dará acceso a las imágenes digitales de los mismos. Requerirá autorización expresa de la Dirección del Archivo la consulta de:

• Documentación en mal estado de conservación.
• Documentos que estén siendo objeto de tratamiento técnico: restauración, organización, reinstalación, descripción o reproducción.
• Fondos especiales, como aquellos que se hallan en soporte pergamino o placa de vidrio o que sean de gran formato.
• Documentos para trabajo en grupo.

Además, el Archivo se reserva la facultad de limitar la consulta de la documentación por protección de datos de carácter personal y los demás supuestos contemplados en la legislación vigente.

¿Puedo sacar de la Sala de Investigadores los documentos que estoy consultando?

No. Los usuarios en ningún caso tienen permitido sacar documentos de la Sala de Investigadores. Tampoco está permitida la salida ni el préstamo de instrumentos de referencia y consulta internos.

¿Puedo reservar documentos?

Sí. El usuario puede informar al personal de sala para que proceda a la reserva de documentos para el día siguiente o realizar una petición de reserva anticipada por escrito dirigiéndola a nobleza@cultura.gob.es Para ello deberá estar previamente dado de alta en el Sistema de Gestión Interna de Archivos.

¿Puedo hacer fotos de los documentos, o de parte de ellos?

Sí. Actualmente se permite a los usuarios realizar imágenes ilimitadas con sus propios dispositivos móviles siempre y cuando se efectúen en la zona de la Sala de Investigadores habilitada a tal efecto.