Archivo de Gestión del AGS

El denominado “fondo administrativo del Archivo General de Simancas” viene a ser el fondo del archivo de gestión del centro. Se trata de un fondo formado por la documentación producida por las funciones administrativas, de servicio a la investigación, etc. del Archivo General de Simancas, a lo largo de los siglos y hasta la actualidad; es decir, documentación relativa a correspondencia oficial, expedientes de obras, expedientes de buscas e investigadores, movimientos de fondos, etc. Algunas de estas series comienzan con los primeros años del Archivo, por lo que tienen un gran interés histórico. La serie de “Expedientes de Buscas e Investigadores”, por ejemplo, comienza en el siglo XVI (dos legajos) y se continúa sin interrupción en el XVII (dos legajos), XVIII (siete legajos), XIX (otros siete legajos hasta 1844, fecha de apertura a la investigación).

Para poner en contexto toda esta documentación a la que nos referimos, debemos saber que el Archivo General de Simancas, como institución, se crea a partir de la llegada de los primeros documentos al castillo simanquino, en 1540, por iniciativa de Carlos I. No obstante, el verdadero ejecutor del proyecto archivístico propiamente dicho será su hijo, será Felipe II; a partir de ese momento se identifica con claridad la producción de una documentación generada por el propio archivo (lo que sería el Archivo de Gestión) destinada a organizar la recogida o salida de fondos por parte de los distintos responsables de la documentación regia o a las distintas remodelaciones arquitectónicas del edificio para su adecuación funcional.

Al finalizar la etapa de archivo con carácter administrativo, en 1844, y con la apertura de Simancas a la investigación histórica, la documentación generada por los propios archiveros va derivando a su función de servicio a los investigadores que, desde ese momento y en la actualidad, requieren de la referencia documental y la asistencia en la consulta de los documentos simanquinos. Todo ello sin olvidar que continúa la producción de documentos vinculados a las otras funciones de gestión y desarrollo del propio centro: obras, relaciones institucionales, etc.

Esta situación da pie a que desde el punto de vista archivístico se genere el fondo producido por el propio Archivo General de Simancas en el desarrollo de sus distintas funciones de gestión administrativa o servicio a los investigadores, que tradicionalmente se ha denominado “Archivillo”, para distinguirlo del constructo archivístico esencial que supone Simancas.

En cuanto a su contenido, el fondo producido por el propio Archivo General de Simancas, en el desarrollo de las funciones que le son propias como archivo, está constituido por agrupaciones documentales de correspondencia oficial, expedientes de obras, expedientes de buscas e investigadores, movimientos de fondos, etc. Se trata de un fondo abierto a nuevas incorporaciones documentales, a través de la reunión y tratamiento archivístico de los documentos desde los distintos departamentos que desarrollan las mencionadas funciones para la institución.

EXPEDIENTES DE BUSCAS E INVESTIGADORES

El surgimiento del denominado Expediente de investigador en el siglo XIX, en el caso del Archivo General de Simancas, tiene su lógica ya que es entonces cuando el centro se transformó paulatinamente de archivo administrativo en archivo histórico, abriéndose entonces y poniéndose al servicio de la investigación histórica y la cultura. El primer hito normativo esencial en relación con esta cuestión fue la Real Orden circular de 20 de abril de 1844 (Ministerio de la Gobernación), fijando las reglas para acceder a los archivos a las personas estudiosas.

Ahora bien, también debemos recordar que la serie de Expedientes de Investigadores no surge como una agrupación documental independiente. Estos expedientes, tanto los de usuarios presenciales como los de aquellos no presenciales, se integraron dentro de la multisecular serie de Expedientes de Buscas, surgida con la creación del Archivo de Simancas, entre 1540 y 1545. Se trata de una serie que es el testimonio documental de la prestación de servicio archivístico del propio centro (búsqueda de documentos y entrega de copias autorizadas) al rey y a los diversos organismos de la Monarquía Hispánica; incluso a particulares dotados de autorización real.

Lo cierto es que el hecho de haber conservado estos expedientes de gestión en un archivo desde el siglo XVI es única en España y nada frecuente en el resto del mundo; su conservación no se debe al interés histórico-científico de los archiveros en las consultas, sino más bien a la circunstancia de que los encargos al archivo venían ordenados por Real Cédula, documento cuya calidad obligó a su conservación. En cualquier caso, la serie documental es de un interés extremo.

Fue, por tanto, esta serie de Expedientes de Buscas, la que fue adaptándose en el siglo XIX a los nuevos tiempos de transformación del centro en archivo histórico, integrando en ella los Expedientes de usuarios Investigadores (presenciales o no). Finalmente, la agrupación acaba tomando el nombre de Serie de Expedientes de Buscas e Investigadores, o simplemente expedientes de investigadores.

Los expedientes de investigadores están constituidos por una carpetilla en formato cuarto e impresa, en la que se cumplimentaban los datos básicos del investigador y los legajos consultados. Los tipos documentales dentro de los expedientes pueden ser varios: la correspondencia entre el investigador y el centro; la carta de presentación del investigador; la ficha del investigador (que surge por primera vez en 1924); justificantes de pago de las tasas por la expedición del carnet de investigador; la documentación referente a la gestión de solicitudes de reprografía o de copia certificada, etc. Algunos de estos tipos documentales se han mantenido prácticamente hasta la actualidad.