Archivo de Gestión del ACA

El archivo interno o archivo de gestión del Archivo de la Corona de Aragón se denomina Archivo de Secretaría, entendiendo Secretaría como la función de secretario/a de la institución siempre ha tenido la persona responsable de la Jefatura de Referencias del centro.

La parte originaria, mollar y principal desde el punto de vista del volumen de este fondo interno lo constituye la correspondencia de entrada y salida del archivo. A ella se añadió a lo largo del siglo XX otro tipo de documentos de gestión administrativa (inspección, económica y de personal) del centro. Se trata de las series documentales que responden a las funciones administrativas desempeñadas por el archivo, desde las internas (personal, económicas) hasta las que afectan a la difusión (expedientes, estadísticas y registros de investigadores, correspondencia, certificados) pasando por las que tienen que ver con la dependencia jerárquica de la institución (correspondencia oficial, memorias, informes).

El fondo de la Secretaría del Archivo se remonta al siglo XIV cuando, a raíz de las ordenanzas del Archivo real de 1384 se juntan en “un plech de diversos papers de memòries, letres misives y altres coses dels archivers passats, dels quals s'en ha fet de tots un plech, y aquell havem ligat ab una sinta de cuyro estreta, que estan de sobre intitulats «sunt parvi momenti», les quals, axí embolicats y ligats, tornam dins dita caxa” (ACA,COLECCIONES,Memoriales,70,3, f. 26-26v; Conde y Delgado de Molina, Rafael, Reyes y archivos en la Corona de Aragón: siete siglos de reglamentación y praxis archivística (siglos XII-XIX), Zaragoza, Institución Fernando el Católico, 2008, pág. 47).

De este germen nacería la colección de Documentos para la Historia del Archivo, que formaría parte de este “archivo del archivo”. En la época de Próspero de Bofarull (1814-1849) se forma esta colección y el Archivo de la Secretaría tal y como ha llegado hasta nosotros, recogiendo antecedentes desde la época de la dirección de Francisco José de Garma y Durán (1740-1783). Por el inventario del despacho del archivero-director realizado por Bofarull a su llegada al ACA en 1814 sabemos que en él se guardaba, desde época de Garma, una parte de este archivo, la relativa al personal de la institución.

EXPEDIENTE DE INVESTIGADORES

El Expediente de Investigador es el documento base que se redacta como expediente personal de los investigadores desde 1953 y en el Archivo de la Corona de Aragón estuvo vigente hasta 1988. Recibe su denominación del impreso original en que se registraban los datos de la persona que acudía al archivo para investigar y consultar los fondos, que comienza con el nombre del archivo, y sigue inmediatamente con la expresión “Expediente de investigación núm.X”. Los expedientes contienen datos como el nombre del investigador, su nacionalidad, edad, estado civil, lugar de nacimiento, residencia habitual, domicilio temporal en Barcelona, organismo o entidad a la que pertenece, persona o entidad que le presenta, documentación aportada, fecha, tipo de usuario (temporal o habitual), firma del investigador, número del expediente, tema de estudio, signaturas consultadas. Muchos tienen adherida también la fotografía del titular del expediente.

Este documento se complementa con los de otras series existentes en el archivo del archivo, conformando todos, o parte de ellos, juntos el procedimiento administrativo completo de acceso al archivo por los usuarios externos: solicitudes de tarjetas y autorizaciones temporales, cédulas de garantía, tarjetas de admisión y tarjetas de investigadores.