Boletín de Archivos Estatales Nº 11 - 2002

Primera reunión del grupo de trabajo sobre protocolos Notariales

El 27 de septiembre tuvo lugar en la Secretaría de Estado de Cultura la primera reunión del Grupo de Trabajo sobre Documentación Notarial que, impulsado por la Subdirección General de los Archivos Estatales, pretende homogeneizar el tratamiento de los fondos notariales custodiados en los Archivos Históricos Provinciales. Dicho Grupo de Trabajo está formado, inicialmente, por el Archivo Histórico de Protocolos de Madrid y los Archivos Históricos Provinciales de Alicante, Asturias, Cantabria, Lugo y Murcia.

El primer objetivo en los trabajos del Grupo será aunar criterios en la descripción de los protocolos notariales, pues, al tratarse de una documentación que se repite de manera similar en todos los Archivos Históricos Provinciales, parece imprescindible la normalización de la descripción de los mismos. Por esta razón se comenzará por el estudio de las denominaciones de los distintos niveles de agrupaciones documentales según lo establecido por la Norma ISAD (G), para continuar, posteriormente, con la unificación de la descripción. En definitiva, el fin último de este Grupo de Trabajo es dar una mayor difusión a fondos documentales de tan extraordinaria riqueza.

Documentos electrónicos

El 27 de septiembre tuvo lugar en la Secretaría de Estado de Cultura la primera reunión del Grupo de Trabajo sobre Documentación Notarial que, impulsado por la Subdirección General de los Archivos Estatales, pretende homogeneizar el tratamiento de los fondos notariales custodiados en los Archivos Históricos Provinciales. Dicho Grupo de Trabajo está formado, inicialmente, por el Archivo Histórico de Protocolos de Madrid y los Archivos Históricos Provinciales de Alicante, Asturias, Cantabria, Lugo y Murcia.

El primer objetivo en los trabajos del Grupo será aunar criterios en la descripción de los protocolos notariales, pues, al tratarse de una documentación que se repite de manera similar en todos los Archivos Históricos Provinciales, parece imprescindible la normalización de la descripción de los mismos. Por esta razón se comenzará por el estudio de las denominaciones de los distintos niveles de agrupaciones documentales según lo establecido por la Norma ISAD (G), para continuar, posteriormente, con la unificación de la descripción. En definitiva, el fin último de este Grupo de Trabajo es dar una mayor difusión a fondos documentales de tan extraordinaria riqueza.

En el último boletín, dábamos a conocer la creación de un Grupo de Trabajo de expertos sobre documentos electrónicos, coordinado por la Subdirección General de los Archivos Estatales.

El grupo ha diseñado el proyecto C A R M E N (Control ARchivístico de la Memoria ElectróNica), que se ha estructurado en tres fases:

• Recogida de información sobre la situación actual en nuestro país y sobre las experiencias internacionales más avanzadas.
• Estudio y valoración de esa información para detectar nuestras lagunas y extraer de manera selectiva del contexto internacional aquellos aspectos que puedan ayudarnos a superar nuestras carencias.
• Elaboración de directrices para integrar en los sistemas de gestión de documentos los requerimientos archivísticos que garanticen la conservación y acceso a largo plazo y de recomendaciones para la adaptación de los actuales programas formativos.

Se trata de contribuir a la necesaria simbiosis entre gestión y archivos, ya que la fase de creación de los documentos forma parte del sistema que comprende su ciclo completo, desde el nacimiento hasta la custodia, tratamiento y servicio de los documentos de valor permanente para la investigación histórica y operativa y también para la oferta de información a los ciudadanos sobre las actuaciones de la administración en que están o son interesados.

Todo ello contribuirá a que las administraciones públicas sean cada vez más transparentes y a que su imagen sea cada vez mejor.