Ingreso de fondos
El Archivo Histórico de la Nobleza custodia fondos de titularidad pública y privada que han ingresado en el centro mediante negocios jurídicos tales como: compraventa, donación, herencia, legado, entrega de bienes del Patrimonio Histórico, depósito o comodato, según lo estipulado en el artículo 63.1 y el título VIII de la Ley 16/1985 de Patrimonio Histórico Español y en el título IV del RD 111/186 de desarrollo parcial de la Ley de Patrimonio.
Procedimiento para el ingreso de fondos documentales en el AHNob
Los ingresos de nuevos fondos en el Archivo Histórico de la Nobleza se gestionan por la Dirección del centro y se tramitan siempre a través de la Subdirección General de los Archivos Estatales. En el caso de que medie tasación o valoración (caso de compra o donación) intervendrá, además, la Junta de Calificación y Valoración de la Dirección General dePatrimonio Cultural y Bellas Artes.
La normativa para la tramitación de los ingresos de fondos en los Archivos Estatales se recoge en las siguientes normas y documentos técnicos:
- Decreto de 22 de noviembre de 1901 (Ministerio de Instrucción Pública) aprobando el reglamento de los archivos del Estado (G. 16-11-1901).
- Normas Técnicas 4 de la Subdirección General de los Archivos Estatales: entrada y Salida de documentos en los Archivos.
- RD 1708 de 2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Autónomas y su régimen de acceso.
La tramitación de ingresos es la siguiente, en líneas generales:
El expediente se inicia siempre de parte. El propietario o los propietarios se dirigen a la Dirección del Archivo o a la Subdirección General de los Archivos Estatales (en adelante, SGAE), manifestando su voluntad de legar, donar, vender o dejar los documentos o fondos archivísticos en depósito o comodato en el Archivo Histórico de la Nobleza.
A partir de ahí, dependiendo del tipo de actuación, hay dos formas de tramitación:
- Si el fondo no cambia de titularidad (caso de depósito o comodato) se tramitará un contrato de comodato o deposito a través de la SGAE, que firmará el Director General de Patrimonio Cultural y Bellas Artes, previa negociación de las cláusulas del contrato (vigencia, condiciones especiales de acceso etc..) y con base en un contrato tipo establecido por la abogacía del Estado.
- Si el fondo pasa a ser de titularidad estatal, implicará la valoración económica del mismo, tanto para su adquisición como, en el caso de donaciones y legados, para su desgravación correspondiente en el IRPF o impuesto de sociedades. de acuerdo con los artículos 19, 20 y 21 de la Ley 49/2002 de incentivos fiscales al mecenazgo. En tal caso actuará la Junta de Calificación, Valoración y Exportación de Bienes Culturales del Ministerio de Cultura.
En todos los supuestos para la tramitación del ingreso se exigirá el bastanteo, es decir, el documento por el que se garantiza la propiedad del archivo en cuestión, y que los actuantes tienen la capacidad jurídica para la firma del negocio.
Por parte del archivo, previamente se realizará el informe de valoración del fondo a ingresar, en el que se deberá considerar el valor histórico del archivo y su contenido, con el fin de determinar si el mismo es adecuado para ser conservado en un archivo histórico de carácter nacional. Además, dicho informe incluirá otros elementos a considerar como el estado de organización, si cuenta o no con inventario (total o parcial) y el estado de conservación.
Finalizado el expediente de ingreso y una vez que la documentación se ha entregado al archivo se procederá al tratamiento técnico del fondo, que dependerá de cada caso particular, procediendo a las labores de instalación, descripción, digitalización, difusión, etc.