Consulta en sala y autocopias

El servicio de atención presencial en el Archivo queda regulado de la siguiente manera:

• Para poder acceder a la sala de consulta y recibir el servicio de atención presencial, deberá mostrarse al personal de la sala la tarjeta de usuario o usuaria de los Archivos Estatales. En caso de no disponer de ella, el personal de la unidad de atención a usuarios del Archivo podrá ofrecer una copia de la misma, la cual será de aplicación en futuros usos y para los demás Archivos Estatales.

• El aforo máximo de la sala de consulta queda limitado a 20 puestos, los cuales deberán ser asignados por parte del personal del Archivo en el momento de acceder por primera vez a la sala en el día.

• Se podrá ofrecer la consulta en sala de documentación original cuando no exista forma de consultar la información requerida a través de PARES , no se pueda dar una respuesta adecuada mediante el servicio de atención no presencial, y en todo caso, siempre que la naturaleza y el estado de conservación de los documentos lo permita.

• Para asegurar disponibilidad de espacio en la sala de consulta, se recomienda comunicar con antelación la intención de acudir a consultar presencialmente documentos, a través del servicio de atención no presencial o llamando directamente al teléfono al 983 25 47 46.

• En caso de que llegaran a plantearse problemas de aforo en la sala de consulta, el Archivo podrá establecer un sistema de listas de espera para organizar la asistencia a la sala. No obstante, se tendrán en especial consideración aquellas solicitudes que tengan como fin el ejercicio de derechos por parte de la ciudadanía.

• Los usuarios y usuarias podrán introducir en la sala de consulta mascarillas, guantes, hojas de papel, lápices y dispositivos electrónicos portátiles sin funda (ordenadores, teléfonos móviles, tablets, cámaras compactas, etc.). El resto de objetos deberán ser depositados en las taquillas habilitadas al efecto fuera de la sala.

Servicio de autocopias en sala

El Archivo ofrece el servicio de autocopias de documentos en la sala de consulta, sin coste alguno y siempre que sea con fines de investigación o docencia.

Este servicio está disponible en todos los Archivos Estatales y queda regulado conforme a lo establecido en la Resolución de la Dirección General de Patrimonio Cultural y Bellas Artes de 25 de octubre de 2022 por la que se autoriza el servicio de autocopias en la salas de consulta de los Archivos Estatales.

Las principales condiciones que regulan el servicio de autocopias son las siguientes:

• La realización de autocopias queda sujeta a la firma de una declaración responsable por parte de la persona que desee hacer uso del servicio y a la autorización previa por parte del personal técnico del Archivo.
• El número máximo de imágenes permitidas es de 60 imágenes por persona, o 75 imágenes para personas con discapacidad, sobre el conjunto de documentos consultados a lo largo del día, efectuadas siempre bajo supervisión del personal del centro y en espacios acondicionados para ello.
• Las imágenes realizadas mediante autocopias sólo podrán usarse con fines de uso personal, para la investigación o la docencia. El uso de estas imágenes con fines facsimilares, editoriales o comerciales estará sujeto al procedimiento de licencias de uso de imágenes.
• La Dirección del Archivo podrá plantear límites o exclusiones al servicio de autocopia en función del estado de conservación o las características físicas de la documentación, o si esta ha sido previamente digitalizada y sus imágenes ya están en PARES para su libre disposición.
• Se podrán efectuar autocopias de los instrumentos de descripción que estén disponibles en la sala de consulta del Archivo, siempre que sean de autores o autoras en dominio público y no presenten restricciones de propiedad intelectual. En el caso de instrumentos de descripción con una antigüedad inferior a 70 años, podrán efectuarse autocopias hasta un máximo del 20% de los mismos, siempre que sólo se encuentren disponibles en la sala de consulta y no hayan sido objeto de difusión pública por otra vía.
• No se permite la toma de imágenes generales de la sala de consulta ni del resto de instalaciones del Archivo. La realización de este tipo de imágenes estará sujeta al procedimiento de uso de espacios.

Listado de agrupaciones documentales excluídas del servicio de autocopias en el Archivo de la Real Chancillería de Valladolid

Las agrupaciones documentales conservadas en el Archivo de la Real Chancillería de Valladolid que quedan excluídas del servicio de autocopia son las siguientes:

• Actas del Real Acuerdo.
• Causas secretas.
• Colección de Cédulas y pragmáticas.
• Colección de Fotografías.
• Colección de Libros de Chancillería.
• Colección de Óleos.
• Colección de Pergaminos.
• Colección de Planos y dibujos (desglosados).
• Colección de Protocolos y padrones.
• Registro de ejecutorias.
• Registro de vizcainías.

Estas agrupaciones documentales quedan excluídas del servicio de autocopia por motivos de conservación ya que, o bien las imágenes de los documentos ya se encuentran disponibles en PARES, o bien puede plantearse un riesgo a su preservación debido a la naturaleza singular de los formatos.

En última instancia, el Archivo se reserva el derecho a no autorizar el servicio de autocopia en documentos pertenecientes a otras agrupaciones documentales que no estén contempladas en el presente listado cuando sus imágenes también se encuentren disponibles en PARES, estén en mal estado de conservación o el autocopiado pueda afectar a su preservación.